Martin Koksrud Bekkelund

Jeg har alltid hatt sansen for det enkle, funksjonelle og brukervennlige i enhver sammenheng. Hvorvidt jeg klarer å leve opp til dette kan derimot diskuteres. I travle perioder er det ekstra viktig å ha rett fokus og kontroll på alle oppgaver, enten det er i det private eller på jobben. I de fleste sammenhenger søker jeg derfor rutiner og systemer som bygger opp under denne tankegangen. Lett inspirert av Jon Hicks‘ post om Getting Things Done søker jeg derfor noen enkle mekanismer for personlig organisering.

Det aller verste jeg vet er å stresse. Stress får meg til å arbeide ustrukturert og gir meg dårlig konsentrasjon om oppgavene jeg skal utføre. Jeg har i et par år hatt stor personlig fokus på hva eller hvem som stresser meg. Så langt har jeg konkludert med at det ikke er store arbeidsmengder eller korte tidsfrister som stresser meg, men å ikke ha struktur og oversikt over tankene mine.

Jeg ser det derfor som viktig å organisere tanker og oppgaver i et meget enkelt, oversiktlig og lett tilgjengelig system. Eksempelvis må jeg kunne administrere oppgaver fra alle tenkelige steder. Hvis jeg plutselig husker noe jeg burde gjort, eller noen spør meg om jeg kan gjøre en oppgave, må jeg enkelt kunne legge til oppgaver og prioritere de korrekt. Om jeg så våkner midt på natten (noe jeg ofte gjør og får gode ideer) må jeg kunne få satt tankene mine i system.

Etter å ha prøvd flere systemer for personlig organisering har jeg fortsatt til gode å finne det perfekte. Ideelt sett bør det være elektronisk, men fancy mobiltelefoner eller PDA-er er lite brukervennlige og ikke alltid tilgjengelige. Det tar for lang tid å skrive ned tankene og de er ikke alltid med meg overalt. Enklere er det derimot med en liten notatbok, selv om den ikke har den samme funksjonaliteten for gruppering og prioritering. En liten notatbok kan du ha med deg og bruke overalt, enten du sitter i bilen, går på gata i regnvær eller arbeider i hagen.

For tiden benytter jeg Microsoft Outlook, ettersom det er foretrukket arbeidsverktøy på jobben. Her noterer jeg mindre oppgaver i oppgavelisten og lengre aktiviteter i kalenderen. Problemet med Outlook er at jeg ikke har nødvendig informasjon tilgjengelig til enhver tid, selv om jeg kan synkronisere den med telefonen. Alle som har prøvd vet at telefonen ikke er ideell å skrive på.

I denne sammenheng ønsker jeg meg dine tanker om temaet. Kjenner du deg igjen i teksten over er du hjertelig velkommen til å skrive noen ord som en kommentar til artikkelen. Hvordan organiserer du dine tanker og oppgaver, både de private og de arbeidsrelaterte? Hvis du foretar analoge notater (for eksempel med en notatbok), hvordan organiserer, grupperer og prioriterer du de? Viktige stikkord for meg er gruppering, prioritering og eventuelt også synkronisering.

Generelt