Dialog med publikum under presentasjoner

mandag 15. juni 2009 • 5 kommentarer

Når jeg holder en presentasjon kan dialogen med publikum være forskjellen på en god og dårlig presentasjon. Jeg innleder alltid mine presentasjoner med å oppfordre til spørsmål og kommentarer underveis, og legger inn rom for det i tidsplanen.

Jeg har holdt presentasjoner hvor publikum ikke har stilt et eneste spørsmål, verken underveis eller når jeg er ferdig med foredraget og spør om det er noen spørsmål. Det er en ganske trykkende følelse, for man får ingen fornemmelse av hvorvidt man har gjort en god eller dårlig jobb. Når det ikke stilles spørsmål, kreves det konsentrasjon og fokus. Det er lett å bli distrahert av at ingen stiller spørsmål når jeg snakker om temaer jeg vet er abstrakte og vanskelige. Sier jeg de riktige tingene? Er de ikke interessert? Er det for abstrakt?

I en situasjon hvor ingen stiller spørsmål, kreves det at du kjenner manuset ditt godt. Skulle du bli ukonsentrert og miste fokus, fordi du blir usikker underveis, er det viktig at du har øvd inn foredraget så godt at det glir av seg selv. I tillegg bør du gjøre flid med juksenotatene du får på skjermen din, som publikum ikke ser. Disse notatene er gull verdt for å huske de viktige poengene dersom du skulle bli stresset av mangelen på respons.

Jeg har også holdt presentasjoner hvor publikum blir svært engasjert, og heldigvis er det oftere slik enn stille. Engasjerer jeg publikum har jeg nådd målet, og heldigvis når jeg målet så godt som hver gang. Når du åpner for spørsmål fra publikum, åpner du for nye utfordringer for deg selv.

Du kan få spørsmål du ikke vet svaret på
Du kan lett miste kontroll med tiden

For punkt nummer 1 gjelder det å være god. Du må være så dyktig i det du skal snakke om, at du kan besvare de spørsmålene du får. Folk setter av tid til å høre på deg snakke, da forventer de at du kan det du skal snakke om. Bruk tid til å lære deg alt du kan om emnet du skal snakke om, og bruk tid på å lage en god og strukturert presentasjon med en rød tråd. Samtidig er det også lov å være ærlig og si at du ikke vet svaret på spørsmålet, men at du skal finne det ut og komme tilbake med et svar.

For punkt nummer 2 trenger du en stoppeklokke. Alle gode presentasjonsprogrammer har en klokke som viser deg hvor lang tid du har brukt og hva klokken er, slik at du holder deg til den tiden du har fått tildelt. Får man spørsmål er det lett å bli revet med og spørsmålene trekker presentasjonen ut i tid. Hold deg til tiden, begrens spørsmålene og gi klar og tydelig beskjed om at diskusjonen kan fortsette for eksempel i pausen når presentasjonen er over.

5 kommentarer

Roger Bekk
15. juni 2009 16.26

Hvilke presentasjonsprogrammer bruker du?

Svar
Audun Wangen
15. juni 2009 16.57

Det mest utfordrende er å vite om man vil få mange spørsmål eller ikke. Noen ganger har jeg basert meg på mange spørsmål fra publikum, og så får jeg ingen. Andre ganger er det motsatt, og det blir veldig knapp tid til å konkludere. Klarer man å bygge opp et foredrag hvor det ikke gjør noe om man ikke får med seg slutten, så er kanskje det det beste? Hvordan man best gjør det, har jeg ingen anelse om.

En idé er å få inn spørsmål før foredraget. Med teknologien vi har nå, bør det være mulig å få til. Jeg ser også at det er en fordel om publikum kan litt om emnet fra før. Da slipper man veldig generelle spørsmål, som er utrolig vanskelig å svare på på kort tid.

Svar
Jan Frode Haugseth
15. juni 2009 19.25

Interessant problemstilling som jeg er kjent med som foreleser på NTNU.

Jeg bruker å ha noen gode konkretiseringer, eksempler eller fortellinger i bakhånd, som jeg bare trekker fram hvis jeg får tid. Samtidig har jeg tidsstempler på manuset, slik at jeg vet ca. hvordan jeg ligger an i forhold til skjemaet.

Svar
Carsten Pihl
16. juni 2009 9.49

Gode tanker, Jan Frode. Har holdt en del foredrag/presentasjoner – men aldri tenkt på det med tidsstempler. Men det er nok en ide for oss som holder foredrag med litt mer “løs snipp” enn en forelesning med krav til læring mm.

Et annet poeng er å bygge opp med det viktigste først – om ikke sist. Dette er en lærdom gamle journalister hadde – da “kappe bakfra” var velkjent – hvis typografene ikke fikk plass til hele manuset i satsen, fikk du ikke avsnittet med. Satte krav til prioritering! (Er nok litt slik på enkelte desker fortsatt… )

Svar
Martin
16. juni 2009 23.57

Jeg benytter Keynote ‘09, Roger. Det har funksjonalitet som går utenpå absolutt alt annet jeg har sett på markedet. Det er ikke uten grunn at Keynote er benyttet som verktøy for alle illustrasjonene i filmen til Al Gore, An Inconvenient Truth.

Keynote har for øvrig en funksjon som forteller deg når det er på tide å fortsette til neste lysbilde, slik du trekker frem, Jan Frode. Det er et godt tips du kommer med, om å ha tidsstempler i presentasjonsnotatene.

Jeg liker å gjennomføre et foredrag slik det ble planlagt, selv om flere her snakker om å «kappe bakfra». Det gir inntrykk av god planlegging.

Idealet er selvsagt å presentere de viktigste poengene først, men det forutsetter flere ting. Når jeg presenterer bygger jeg ofte poengene på hverandre. Det vil si at man må ha forstått et poeng for å forstå det neste. I stedet for å ta det viktigste først, fokuserer jeg heller på tre-poengsregelen som sier at det ikke skal være mer enn tre poeng i en presentasjon. Det gjør det også enklere å formidle budskapet.

Svar

Si noe du også

RSS og trackback

Med RSS kan du abonnere på nye kommentarer som postes til denne artikkelen.

Du kan legge igjen et trackback fra ditt eget nettsted ved å benytte trackback-adressen til denne artikkelen. Følgende sider har allerede lagt igjen tracback:

Flere artikler

Enda flere artikler? Besøk arkivet.

Bekkelund.net er en blogg av Martin Bekkelund, hvor han lufter sine tanker om IT, politikk og friluftsliv, gjerne i en salig miks. Martin arbeider til daglig som rådgiver i IT-bransjen, hvor han veileder bedrifter og organisasjoner i strategisk bruk av IT. Besøk siden Om Martin for mer informasjon.