Kutte e-post?
tirsdag 9. mars 2010 • 22 kommentarer
Jeg får mye e-post. Svært mye e-post. Det varierer veldig, kanskje alt fra 50 til 500 om dagen, hvis jeg skal foreta en kvalifisert gjetning. Dette omfatter både e-post jeg får privat og på jobben, og inkluderer ikke spam.
Hvis jeg tar utgangspunkt i å håndtere 50 e-post på eksempelvis 10 timer for både privat og jobb, må jeg i snitt håndtere 5 i timen. Det er en hvert 12. minutt. I tillegg tar det fort noen minutter å håndtere den. Den skal leses, forstås, noe må kanskje gjøres og i tillegg skal den kanskje besvares. Øker antallet til 500 blir det plutselig ikke tid til å gjøre annet enn å håndtere e-post hele dagen.
Det er altså lett å forestille seg hvordan en voksen mengde e-post fort kan bli et reelt problem for produktiviteten. Jeg skal ikke legge skjul på at jeg har et ganske anstrengt forhold til bruk av e-post. Jeg direkte misliker e-post. Ikke bare på grunn av mengdene jeg får.
Det var akkurat dette som var utgangspunktet for en samtale jeg hadde med min bedre halvdel. Hun trakk frem hvordan Leo Babauta, mannen bak Zen Habits, hadde kuttet ut all bruk av e-post. Det er en besnærende tanke.
For min generasjon vil det være nærmest utenkelig å kutte ut e-post. Alt vi gjør kommuniseres jo via e-post. Samtidig hører jeg hvordan kidza i dag kommuniserer stadig mindre med e-post og mer via andre kanaler som IM og sosiale medier. Spørsmålet er om det kan fungere for meg?
Det lar seg vanskelig besvare, men jeg tror definitivt det er mulig etter grundig kartlegging av behov og alternativer, hvis man absolutt vil.
Har du noen gode tips å dele for håndtering og nedskalering av e-post?
22 kommentarer
-
Jeg ser for meg at man kan spare tid ved å ta en telefon. Mye av ting man skriver kunne vært forklart med få ord, og er man flink til å ta kjappe og korte telefonsamtaler sparer man kanskje tid på dette?
Dette er nok svært variabelt fra person til person, og også etter yrke.Tror ikke sosiale medier kan hjelpe veldig masse. Å bruke IM kan være kjekt noen ganger da man har spørsmål og svar uten masse venting og misforståelser i mellom.
-
Eg og er mildt sagt ikkje fan av epost. Ikkje telefon heller. Men eg synes spesielt epost er ein tungvindt måte å kommunisere på, spesielt dersom man skal prate med fleire. Chat er bra for avklaringer, epost for sending av dokumenter, men det som er best, når ein skal samarbeide eller lufte problemstillinger med folk, er å sende åpne meldinger til fleire, gjerne via ein gruppeblogg.
Eg bruker gruppeblogg mykje til prosjektarbeid. Då bestemmer eg kven som skal ha tilgang, det er synlig kven som deltar, folk svarer når dei har tid og anledning og det er varig, søkbar info. Når det er åpent forplikter folk seg meir til å delta og til å meine noko, medan når du sender epost til mange, så svarer bare folk dersom sjefen er cc’a.
-
Hei Martin,
interessant og aktuell problemstiling.Men hva er alternativet ? Hvor mange Twitter-linker er det mulig å følge på en dag ? Jeg rekker ikke å lese mer enn en brøkdel av alle de interessante artiklene som dukker opp via Twitter. Og de dagene jeg forsøker å oppdatere meg på aktivitetene i LinkedIn-gruppene jeg er medlem av så kan jeg bare glemme å gjøre noe annet.
Facebook har jeg nesten gitt opp…Men noen kommer vel på en lur løsning en dag, og da hører vi vel om det på Twitter…
-
Internettfilosofen/skribenten Merlin Mann har jo gjort levebrød av konseptet “Inbox Zero”. Innledningsvis inspirert av GTD.
Eller
Hans foredrag hos en liten bedrift viss navn er Google:
Og boka kommer snart.
-
Utfordringen rundt eventuell reduksjon av arbeidsrelatert epost er jo at det i mange tilfeller er nyttig og uunnværlig med skriftlig kommunikasjon/dokumentasjon. Epost har rett og slett etablert seg som en kanal du ikke kommer bort fra i dagens arbeidsliv.
Det er dog helt sikkert et potensiale for mengdereduksjon for jobbepost, noe som handler om flere ting. Først og fremst trenger du og dine kolleger en «epostetikette» som i korte trekk kan handle om ikke å sende unødvendig epost, ikke sende kopi uten at det er gode grunner til det, etc.
Det er sikkert også en god idé å vurdere om andre kanaler enn epost er bedre egnet til skriftlig kommunikasjon/dokumentasjon i ulike tilfeller. Kanskje en wiki er tingen her? Google Docs, Google Wave eller et nettbasert prosjektverktøy som Basecamp? Vil mikroblogging (Yammer o.l) være en effektiv kanal her?
Og som Kjetil er inne på ovenfor, mange diskusjoner er mye kjappere å ta «face to face» eller på telefon.
På det personlige planet har jeg for øvrig registrert en stadig minkende epostmengde de siste par åra, først og fremst fordi den personlige kommunikasjonen i stor grad har flyttet til andre kanaler som for eksempel Facebook og IM. Privat får jeg jo nesten bare epost á la varsler om nye følgere på Twitter, kommentarer på Facebook, etc. nå…
-
For en bedrift/virksomhet vil jeg anbefale det norskutviklede kommunikasjonssystemet eDialog24. Systemet gir mulighet for mottak og håndtering av henvendelser via chat, IM, e-post og sms i samme grensesnitt. Man velger å respondere på henvendelser via den kanalen som er mest hensiktsmessig der og da.
Dialoger kan også lagres direkte i sak/arkivsystem /CRM-system. Systemet køstiller de ulike kanalene, og kanalene kan styres på tilgjengelighet og kompetanse. Ett fristsystem sikrer også at ingen henvendelser forblir ubesvarte, og man kan legge inn automatiske standardsvar for å spare litt tid…
Må prøves!
-
Andre har kuttet ut epost, som Donald Knuth:
http://www-cs-faculty.stanford.edu/~knuth/email.html -
Jeg har mer- eller mindre kuttet ut epost selv. Det er noen ytterst få mennesker som får svar privat; og når det gjelder jobb tar jeg “alt” pr. telefon eller via personlige møter. Jeg vet ikke hvor mange mail jeg måtte håndtere før, men nå er jeg nede på behagelige 5-10 mail om dagen; hvorav jeg kanskje må svare på én eller to.
Personlige møter og telefonkontakt med folk jeg skal jobbe med gjør også at det hele blir mer … akkurat … personlig. Noe jeg udelt synes er positivt. Av samme grunn kuttet jeg også ut Facebook og Twitter.
-
Absolutt en fengende tanke. Tiden vi bruker på epost er nok til hinder for produksjonen, hvis produksjonen måles i noe annet enn kommunikasjon, fks. et produkt eller lignende.
Men, er det egentlig epost-teknologien som er problemet? Er det ikke heller mengden?
Jeg tror mengdeproblemet vil oppstå i alternative former for kommunikasjon også – spesielt for synkrone metoder (tlf, IM, face-to-face, “real-time”). For eksempel ville jeg hatt veldig lite igjen av dagen hvis jeg skulle besvart 500 telefoner selvom samtalen hadde vært kort.
Epost er jo også blitt standard måte å kommunisere på – noe som kan være problematisk å endre på.
Hvis jeg skulle ønske meg noe hadde det vært “intelligente” filtere på eposten. Altså noe som kunne tolke meningen i eposten – tagge denne og legge den i en passende mappe/slette. Nesten som et spam-filter, men en god del mer klassifiserende.
Hvis jeg skulle ønske meg noe mer så hadde det vært i form av en kommunikasjonsmetode som var asynkron (velge når jeg viet oppmerksomhet til den), tilgjengelig overalt, ikke-destruktiv (i.e. lagrer alt), “selv-clustrende” (i.e. gruppere/tagge innenfor samtaler etc).
En eller annen gang så vil nok epost bli byttet ut med noe, men da tror jeg det er på grunn av at menneskene (brukerne) “ødelegger” teknologien ved å bruke den for mye.
-
Leste en artikkel i NY Times for en stund siden (sikkert et år siden – finner den ikke igjen), der en kar hadde testet ut en teori om at dersom han sendte færre e-poster ville han også motta færre. Over tid klarte han å redusere aktiviteten i inboksen betraktelig. Det er altfor enkelt å skrive e-post og sende den avgårde. Jeg tror det handler om å ha et bevisst og mer kritisk forhold til e-post – bruk telefon, IM og sosiale nettverk der det lar seg gjøre.
-
E-post er nå et nødvendig onde, og det er et grusomt onde, men alternativene er etter min mening verre.
Jeg har brukt office communicator, og det funker i teorien. I praksis er det derimot vanskelig siden man, som Glenn er inne på, ikke får bestemme selv når man skal håndtere sakene og at det blir vel så mye en såkalt “tidstyv”.
-
Vi brukte veldig mye skype i ett webhotellfirma jeg jobbet hos for noen år siden, i tillegg til telefon, mail ble bare brukt når det var større ting (manualer, kontrakter og lignende) og det funket utrolig bra.
Hjelpe folk utenifra og internt var en kjempelett jobb, i tillegg så fikk vi en 5-10 mails bare pr dag. -
Jeg synes Googles måte å vise epost på gjør den veldig lett å håndtere kjapt; eposter som er svar på hverandre havner i en lang tråd som bare synes et sted i innboksen. Plutselig kan 100 eposter se ut som 15. På samme måte fungerer googlegruppenes mellomting mellom forum og epostliste veldig fint.
Men dessverre har jeg ikke fått eposten til å gå gjennom Google uten at det synes at det er det som skjer (kommer alltid opp en “sent on behalf of…” når jeg sender fra andre epostadresser enn googles).
Jeg er selv veldig tilhenger av epost fordi det er en veldig lite påtrengende måte å kontakte folk på.
-
Du er på langt nær den første til å tenke tanken. Donald Knuth, mannen bak blant annet TeX og The Art of Computer Programming droppet e-post i 1990, slik at han igjen skulle få tid til å arbeide.
Ellers er det jo noe som heter sekretærer, men det koster mye …
-
Eg synest e-post er positivt. Eg les og svarar når eg har tid. Telefon og personlege møte tek lenger tid. Alternativa sparar ikkje tid, men kan ha andre verdiar.
-
Jeg liker e-post! Når jeg kommuniserer via e-post istedet for telefon, så har jeg alltid noe skriftlig å gå tilbake på. Har jeg bare gått via telefon, så blir det umulig å huske tilbake! Bare husk å bruke vettet både når du sender og mottar e-post!
-
Privat er jeg veldig tilhenger av å ha en tom innboks. Det håndterer jeg enkelt ved hjelp av Gmail og filtre. Jeg har cirka 15 filtre som sørger for at alt som ikke er viktig havner under diverse labels, utenfor innboksen men i arkivet. Alt som er lest/behandlet arkiveres. 99% kunne jeg sikkert slettet, men ved hjelp av labels (som stort sett går automagisk) og arkivering lar jeg det bare ligge. Iblant sletter jeg mail som garantert er utdatert, som for eksempel meldinger fra Facebook, Twitter, tilbudsmail og lignende. Med rundt 6k mail i skrivende er dette fortsatt fint og oversiktlig.
Alt som ligger i innboksen er altså i praksis epost jeg må behandle, om det er regning som skal betales eller noe jeg må svare på. Sjelden ligger det mer er enn 5 eposter der.
Epost som er lest er lest. At folk orker å la epost stå “ulest” fordi de skal huske å gjøre noe med den fatter jeg ikke. Det blir ekstremt uoversiktlig, og når vet man da at det har kommet ny epost?
På jobb bruker jeg Outlook og Exchange. Outlook er søppel, men jeg har ikke noe valg. Jeg har derfor installert Lookout for å hjelpe meg med å finne frem, men det er fortsatt langt fra en ideell løsning. Forøvrig er ikke Lookout “lov” på jobben av diverse grunner jeg har valgt å overse. For meg er Outlook “plain” nær ubrukelig. Også her bruker jeg en del regler for å sortere automatisk. Først og fremst er det da snakk om epost som er automatisk utsendt, og som ikke krever stort fra meg. Jeg er heldigvis velsignet med lite epost på jobb, tipper cirka 20 om dagen, men det er nok fordi jeg heller ikke sender fra meg så mye epost. Jeg foretrekker telefon eller en liten spasertur, så tar vi heller det skriftlige på epost for å ha det på “papir”. Og msn er en grei erstatter for mail av typen “har du 5 min?”.
-
Har lenge tenkt at det hadde vært greit å kutte ut både e-post og mobiltelefon. Men siden begge deler er relativt vanlige måter å kommunisere på har jeg funnet ut at det egentlig bare handler om å finne gode rutiner. Det siste halve året tror jeg at jeg har fått effektivisert dette betraktelig.
Jeg har også studert inbox-zero-teorier, og ser at jeg praktiserer det i ganske stor grad. Får jeg en e-post prøver jeg å konvertere den til en handling med en gang (ikke mens jeg egentlig jobber med noe annet). Er det noe som er uklart prøver jeg å ta en telefon, og få det ut av verden så fort som mulig. Er det noe som innebærer ting som tar tid, som det veldig ofte er skriver jeg et kort svar om når jeg får løst det, og putter det inn på lista mi over ting jeg skal gjøre. Er det et litt større omfang prøver jeg å avtale et møte.
Tidligere var jeg ikke glad i å ta telefoner, men merker nå i stadig større grad at jeg foretrekker det. Det er enkelt og effektivt. Korte møter kan også på sikt være tidsbesparende, og forøvrig mye hyggeligere. Har også en del kunder og kolleger på IM, og ser at det i mange tilfeller også er velfungerende, for en del ting som normalt ville gått på e-post.
Jeg syns også det er en bra ting å tenke at e-post er asynkront, det er ikke en selvfølge at man skal få svar i løpet av 2 min, trenger man det tar man en telefon. Jeg leser ikke e-post på mobiltelefonen, noe jeg gjorde før… som regel sendte jeg bare korte svar fra mobiltelefonen uansett, som bare forflyttet «problemet» midlertidig over på avsender.
Ellers prøver jeg også å praktisere et lite skille mellom når jeg jobber konkret med prosjekter, og når jeg leser, svarer og fikser ting jeg har fått på e-post. Og jeg gir nok også et inntrykk av å følge med i mye mindre grad en jeg faktisk gjør. For det å ta tak i ting umiddelbart hele tiden gjør bare dagen min utrulig ustrukturert og lite effektiv.
-
Glenn skrev:
Litt av styrken til e-post er jo at det er asynkront, du kan selv velge når (om) du vil svare.
Absolutt! Imidlertid ligger det dessverre en forventning hos mange om at man skal svare. Det er en forbannet uting. Det blir litt som med mobiltelefon. Er jeg forpliktet til å ringe tilbake hvis jeg ser at du har ringt? Det er jo du som har ringt meg.
IM-er er litt mer direkte og krever oppmerksomheten når avsender vil, ikke når det passer for deg som svarer.
Nei, derfor er det så fint å ha muligheten til å være avlogget, eller sette status til «opptatt».
Andre alternativer får vel litt de samme problemene som e-post etterhvert når du router henvendelsene den veien?
Sannsynligvis. Spørsmålet er om man ved å heve terskelen for kontakt også vil redusere mengden henvendelser. Jeg tror det. Det trenger ikke å gjøres vanskelig, kun at det impliserer mer ansvar å sende fra seg en henvendelse.
Kjetil skrev:
Mye av ting man skriver kunne vært forklart med få ord, og er man flink til å ta kjappe og korte telefonsamtaler sparer man kanskje tid på dette?
Det varierer, men jeg liker egentlig bedre telefonen. Terskelen jeg omtaler lenger opp er høyere for å ta en telefon. Heldigvis.
Herdis skrev:
Eg bruker gruppeblogg mykje til prosjektarbeid.
På jobben benytter vi i stadig større grad Google Docs for samarbeid både internt og med eksterne. Det fungerer fint og vi har eierskap til egne data.
Ståle skrev:
Men hva er alternativet ?
Det er ikke sikkert vi har noe godt alternativ i dag. Kanskje må vi gjøre noe med holdningene og den tidligere omtalte terskelen for å sende e-post.
Ville vi sendt e-post dersom det kostet oss en krone å sende den?
Knut skrev:
Internettfilosofen/skribenten Merlin Mann har jo gjort levebrød av konseptet “Inbox Zero”. Innledningsvis inspirert av GTD.
Konseptet kjenner jeg godt, men jeg klarer ikke å finne ut hvorvidt jeg ikke får konseptet til å fungere, eller om det ikke er i overensstemmelse med min hverdag.
Hans Petter skrev:
Utfordringen rundt eventuell reduksjon av arbeidsrelatert epost er jo at det i mange tilfeller er nyttig og uunnværlig med skriftlig kommunikasjon/dokumentasjon.
Enig, og for dette formålet må e-post opprettholdes. For andre formål bør terskelen for å sende e-post økes. I hvert fall den moralske terskelen, slik du snakker om med e-postetikette.
Dag skrev:
For en bedrift/virksomhet vil jeg anbefale det norskutviklede kommunikasjonssystemet eDialog24.
Finnes det en demo?
Chris skrev:
Andre har kuttet ut epost, som Donald Knuth
Kjent lesing, og morsom.
Kyrre skrev:
Personlige møter og telefonkontakt med folk jeg skal jobbe med gjør også at det hele blir mer … akkurat … personlig. Noe jeg udelt synes er positivt.
Det er jeg helt enig i
Alexander skrev:
Men, er det egentlig epost-teknologien som er problemet? Er det ikke heller mengden?
Teknologi har aldri vært et problem. Det vil si, hvis teknologien er problemet bør den lages om eller fases ut. I dette problemet er det teknologiske problemet underordnet holdningsproblemene. Holdningene har jeg allerede omtalt, mens teknologien bør lages om til å heve terskelen og eliminere uønsket e-post som spam.
For eksempel ville jeg hatt veldig lite igjen av dagen hvis jeg skulle besvart 500 telefoner selvom samtalen hadde vært kort.
Nemlig. Tenk også på at du aldri ville fått 500 telefonsamtaler i løpet av en dag, ettersom terskelen for å ta en telefon for mange er høyere enn å sende en e-post.
For øvrig interessante ønsker du kommer med.
Bjørn skrev:
en kar hadde testet ut en teori om at dersom han sendte færre e-poster ville han også motta færre
Det kjenner jeg meg igjen i, men det er absolutt ingen direkte sammenheng.
Roger skrev:
Vi brukte veldig mye skype i ett webhotellfirma jeg jobbet hos for noen år siden
Jeg har selv brukt Skype i firmasammenheng, og det fungerer fint. Det har, som alt annet, sine styrker og svakheter.
kamikaze skrev:
Jeg synes Googles måte å vise epost på gjør den veldig lett å håndtere kjapt; eposter som er svar på hverandre havner i en lang tråd som bare synes et sted i innboksen. Plutselig kan 100 eposter se ut som 15.
Jeg har samme funksjonalitet i Zimbra. Merkelig hvor lett det er å narre hjernen.
På samme måte fungerer googlegruppenes mellomting mellom forum og epostliste veldig fint.
De er vel et resultat av det stadig døende Usenet.
Jens skrev:
Eg synest e-post er positivt. Eg les og svarar når eg har tid.
Og når tiden det tar å håndtere all e-posten overstiger tilgjengelig tid…? Jeg har annet å gjøre enn å håndtere e-post, men innser at det er en viktig del av jobben min.
Cavey skrev:
Bare husk å bruke vettet både når du sender og mottar e-post!
Ikke alle har fått utdelt like mye vett, vettu.
Yngve skrev:
Epost som er lest er lest. At folk orker å la epost stå “ulest” fordi de skal huske å gjøre noe med den fatter jeg ikke. Det blir ekstremt uoversiktlig, og når vet man da at det har kommet ny epost?
Det forstår ikke jeg heller. Ser ofte mennesker med flere tusen uleste e-poster i innboksen. Men fungerer det for dem er ingenting bedre.
Espen skrev:
Får jeg en e-post prøver jeg å konvertere den til en handling med en gang (ikke mens jeg egentlig jobber med noe annet).
Jeg praktiserer selv dette etter beste evne. Tommelfingerregelen er å ikke sjekke e-post hvis jeg ikke har tid til å håndtere den. Det er bare en stressfaktor.
For det å ta tak i ting umiddelbart hele tiden gjør bare dagen min utrulig ustrukturert og lite effektiv.
Amen!
-
Gode filter/regler gjør epost en del mer effektivt. Dersom man får gruppert 10 eposter om samme emne/arbeidsområde synes jeg det mer effektivt å håndtere disse samlet enn inniblant 20 andre eposter.
-
Jeg praktiserte automagisk filtrering tidligere, men ikke nå lenger. Egentlig ingen grunn, for det fungerer også greit uten.
Si noe du også
RSS og trackback
Med RSS kan du abonnere på nye kommentarer som postes til denne artikkelen.
Du kan legge igjen et trackback fra ditt eget nettsted ved å benytte trackback-adressen til denne artikkelen. Følgende sider har allerede lagt igjen tracback:
Flere artikler
- Selvsagt har jeg noe å skjule
- Myten om multitasking
- New York 2.0
- Standardisert lagring av trafikkdata
- Rekkevidden av GPL
Enda flere artikler? Besøk arkivet.
Bekkelund.net er en blogg av Martin Bekkelund, hvor han lufter sine tanker om IT, politikk og friluftsliv, gjerne i en salig miks. Martin arbeider til daglig som rådgiver i IT-bransjen, hvor han veileder bedrifter og organisasjoner i strategisk bruk av IT. Besøk siden Om Martin for mer informasjon.
© 1995-2010 Martin Bekkelund
Opphavsrett • RSS • Kontakt
Glenn F. Henriksen
9. mars 2010 14.37
Litt av styrken til e-post er jo at det er asynkront, du kan selv velge når (om) du vil svare. IM-er er litt mer direkte og krever oppmerksomheten når avsender vil, ikke når det passer for deg som svarer. Andre alternativer får vel litt de samme problemene som e-post etterhvert når du router henvendelsene den veien?