Litt av styrken til e-post er jo at det er asynkront, du kan selv velge når (om) du vil svare.

Absolutt! Imidlertid ligger det dessverre en forventning hos mange om at man skal svare. Det er en forbannet uting. Det blir litt som med mobiltelefon. Er jeg forpliktet til å ringe tilbake hvis jeg ser at du har ringt? Det er jo du som har ringt meg.

IM-er er litt mer direkte og krever oppmerksomheten når avsender vil, ikke når det passer for deg som svarer.

Nei, derfor er det så fint å ha muligheten til å være avlogget, eller sette status til «opptatt».

Andre alternativer får vel litt de samme problemene som e-post etterhvert når du router henvendelsene den veien?

Sannsynligvis. Spørsmålet er om man ved å heve terskelen for kontakt også vil redusere mengden henvendelser. Jeg tror det. Det trenger ikke å gjøres vanskelig, kun at det impliserer mer ansvar å sende fra seg en henvendelse.

Kjetil skrev:

Mye av ting man skriver kunne vært forklart med få ord, og er man flink til å ta kjappe og korte telefonsamtaler sparer man kanskje tid på dette?

Det varierer, men jeg liker egentlig bedre telefonen. Terskelen jeg omtaler lenger opp er høyere for å ta en telefon. Heldigvis.

Herdis skrev:

Eg bruker gruppeblogg mykje til prosjektarbeid.

På jobben benytter vi i stadig større grad Google Docs for samarbeid både internt og med eksterne. Det fungerer fint og vi har eierskap til egne data.

Ståle skrev:

Men hva er alternativet ?

Det er ikke sikkert vi har noe godt alternativ i dag. Kanskje må vi gjøre noe med holdningene og den tidligere omtalte terskelen for å sende e-post.

Ville vi sendt e-post dersom det kostet oss en krone å sende den?

Knut skrev:

Internettfilosofen/skribenten Merlin Mann har jo gjort levebrød av konseptet “Inbox Zero”. Innledningsvis inspirert av GTD.

Konseptet kjenner jeg godt, men jeg klarer ikke å finne ut hvorvidt jeg ikke får konseptet til å fungere, eller om det ikke er i overensstemmelse med min hverdag.

Hans Petter skrev:

Utfordringen rundt eventuell reduksjon av arbeidsrelatert epost er jo at det i mange tilfeller er nyttig og uunnværlig med skriftlig kommunikasjon/dokumentasjon.

Enig, og for dette formålet må e-post opprettholdes. For andre formål bør terskelen for å sende e-post økes. I hvert fall den moralske terskelen, slik du snakker om med e-postetikette.

Dag skrev:

For en bedrift/virksomhet vil jeg anbefale det norskutviklede kommunikasjonssystemet eDialog24.

Finnes det en demo?

Chris skrev:

Andre har kuttet ut epost, som Donald Knuth

Kjent lesing, og morsom.

Kyrre skrev:

Personlige møter og telefonkontakt med folk jeg skal jobbe med gjør også at det hele blir mer … akkurat … personlig. Noe jeg udelt synes er positivt.

Det er jeg helt enig i

Alexander skrev:

Men, er det egentlig epost-teknologien som er problemet? Er det ikke heller mengden?

Teknologi har aldri vært et problem. Det vil si, hvis teknologien er problemet bør den lages om eller fases ut. I dette problemet er det teknologiske problemet underordnet holdningsproblemene. Holdningene har jeg allerede omtalt, mens teknologien bør lages om til å heve terskelen og eliminere uønsket e-post som spam.

For eksempel ville jeg hatt veldig lite igjen av dagen hvis jeg skulle besvart 500 telefoner selvom samtalen hadde vært kort.

Nemlig. Tenk også på at du aldri ville fått 500 telefonsamtaler i løpet av en dag, ettersom terskelen for å ta en telefon for mange er høyere enn å sende en e-post.

For øvrig interessante ønsker du kommer med.

Bjørn skrev:

en kar hadde testet ut en teori om at dersom han sendte færre e-poster ville han også motta færre

Det kjenner jeg meg igjen i, men det er absolutt ingen direkte sammenheng.

Roger skrev:

Vi brukte veldig mye skype i ett webhotellfirma jeg jobbet hos for noen år siden

Jeg har selv brukt Skype i firmasammenheng, og det fungerer fint. Det har, som alt annet, sine styrker og svakheter.

kamikaze skrev:

Jeg synes Googles måte å vise epost på gjør den veldig lett å håndtere kjapt; eposter som er svar på hverandre havner i en lang tråd som bare synes et sted i innboksen. Plutselig kan 100 eposter se ut som 15.

Jeg har samme funksjonalitet i Zimbra. Merkelig hvor lett det er å narre hjernen.

På samme måte fungerer googlegruppenes mellomting mellom forum og epostliste veldig fint.

De er vel et resultat av det stadig døende Usenet.

Jens skrev:

Eg synest e-post er positivt. Eg les og svarar når eg har tid.

Og når tiden det tar å håndtere all e-posten overstiger tilgjengelig tid…? Jeg har annet å gjøre enn å håndtere e-post, men innser at det er en viktig del av jobben min.

Cavey skrev:

Bare husk å bruke vettet både når du sender og mottar e-post!

Ikke alle har fått utdelt like mye vett, vettu.

Yngve skrev:

Epost som er lest er lest. At folk orker å la epost stå “ulest” fordi de skal huske å gjøre noe med den fatter jeg ikke. Det blir ekstremt uoversiktlig, og når vet man da at det har kommet ny epost?

Det forstår ikke jeg heller. Ser ofte mennesker med flere tusen uleste e-poster i innboksen. Men fungerer det for dem er ingenting bedre.

Espen skrev:

Får jeg en e-post prøver jeg å konvertere den til en handling med en gang (ikke mens jeg egentlig jobber med noe annet).

Jeg praktiserer selv dette etter beste evne. Tommelfingerregelen er å ikke sjekke e-post hvis jeg ikke har tid til å håndtere den. Det er bare en stressfaktor.

For det å ta tak i ting umiddelbart hele tiden gjør bare dagen min utrulig ustrukturert og lite effektiv.

Amen!

Jeg har også studert inbox-zero-teorier, og ser at jeg praktiserer det i ganske stor grad. Får jeg en e-post prøver jeg å konvertere den til en handling med en gang (ikke mens jeg egentlig jobber med noe annet). Er det noe som er uklart prøver jeg å ta en telefon, og få det ut av verden så fort som mulig. Er det noe som innebærer ting som tar tid, som det veldig ofte er skriver jeg et kort svar om når jeg får løst det, og putter det inn på lista mi over ting jeg skal gjøre. Er det et litt større omfang prøver jeg å avtale et møte.

Tidligere var jeg ikke glad i å ta telefoner, men merker nå i stadig større grad at jeg foretrekker det. Det er enkelt og effektivt. Korte møter kan også på sikt være tidsbesparende, og forøvrig mye hyggeligere. Har også en del kunder og kolleger på IM, og ser at det i mange tilfeller også er velfungerende, for en del ting som normalt ville gått på e-post.

Jeg syns også det er en bra ting å tenke at e-post er asynkront, det er ikke en selvfølge at man skal få svar i løpet av 2 min, trenger man det tar man en telefon. Jeg leser ikke e-post på mobiltelefonen, noe jeg gjorde før… som regel sendte jeg bare korte svar fra mobiltelefonen uansett, som bare forflyttet «problemet» midlertidig over på avsender.

Ellers prøver jeg også å praktisere et lite skille mellom når jeg jobber konkret med prosjekter, og når jeg leser, svarer og fikser ting jeg har fått på e-post. Og jeg gir nok også et inntrykk av å følge med i mye mindre grad en jeg faktisk gjør. For det å ta tak i ting umiddelbart hele tiden gjør bare dagen min utrulig ustrukturert og lite effektiv.

Alt som ligger i innboksen er altså i praksis epost jeg må behandle, om det er regning som skal betales eller noe jeg må svare på. Sjelden ligger det mer er enn 5 eposter der.

Epost som er lest er lest. At folk orker å la epost stå “ulest” fordi de skal huske å gjøre noe med den fatter jeg ikke. Det blir ekstremt uoversiktlig, og når vet man da at det har kommet ny epost?

På jobb bruker jeg Outlook og Exchange. Outlook er søppel, men jeg har ikke noe valg. Jeg har derfor installert Lookout for å hjelpe meg med å finne frem, men det er fortsatt langt fra en ideell løsning. Forøvrig er ikke Lookout “lov” på jobben av diverse grunner jeg har valgt å overse. For meg er Outlook “plain” nær ubrukelig. Også her bruker jeg en del regler for å sortere automatisk. Først og fremst er det da snakk om epost som er automatisk utsendt, og som ikke krever stort fra meg. Jeg er heldigvis velsignet med lite epost på jobb, tipper cirka 20 om dagen, men det er nok fordi jeg heller ikke sender fra meg så mye epost. Jeg foretrekker telefon eller en liten spasertur, så tar vi heller det skriftlige på epost for å ha det på “papir”. Og msn er en grei erstatter for mail av typen “har du 5 min?”.