De fleste mennesker i jobb har nok arbeid og aktiviteter å fylle dagen med. Enkelte vil til og med hevde at de befinner seg i den såkalte «tidsklemma».

For enkelte kan det være vanskelig å få utført alle oppgavene de skal gjøre i løpet av en dag, enten fordi de ikke klarer å strukturere dagen sin, eller fordi de får tildelt for mange oppgaver. I begge tilfeller kan det uansett være greit å ha et bevisst forhold til hvordan du planlegger og strukturerer oppgavene dine.

Hva er Scrum?

Scrum er en prosjektmetodikk som er mye brukt i IT-bransjen. Enkelt forklart har du et sett oppgaver som skal gjennomføres i et prosjekt. Underveis i prosjektet har du regelmessige prosjektmøter. Med Scrum prioriterer du de oppgavene som skal utføres først, og plukker så mange oppgaver som det er tid til ut i fra de ressursene du har tilgjengelig. Har man tid til overs plukker man nye oppgaver, eller tar oppgaver ut dersom man får for dårlig tid.

Fleksibiliteten i Scrum gjør at du kan nedskalere bruken til et personlig nivå.

Hvordan kan du bruke Scrum?

Min beskrivelse av Scrum er selvfølgelig svært forenklet, og tilpasset konteksten. Hensikten er å utforme en metode for å strukturere og planlegge oppgavene du skal utføre, enten det er i løpet av en dag, eller over en lengre periode.

Start hver morgen med å kartlegge dine oppgaver, og prioriter de i den rekkefølgen du må ha de utført. Eventuelle oppgaver du ikke fikk gjennomført dagen før prioriteres først. Sett så tid på hver oppgave. Hvor lang tid bruker du på å gjennomføre hver oppgave? Dette gjør deg også bedre skikket til å estimere arbeid. Når du har prioritert og estimert alle oppgavene plukker du så mange oppgaver du får tid til i løpet av en arbeidsdag.

Et godt tips er å ikke planlegge for fulle 7,5 timer, da det alltid oppstår dødtid for å hente kaffe, strekke på beina, kolleger som trenger hjelp, lese e-post, telefoner og liknende.

Straks du har prioritert, estimert og plukket oppgaver for en dag, må du kontrollere at du har inkludert oppgaver som har frist inneværende dag. Hvis ikke omprioriterer du.

Deretter er det bare å sette i gang. Oppgaver du eventuelt ikke blir ferdig med dytter du over til neste arbeidsdag, og prosessen gjentas hver dag. For å være maksimalt effektiv er det også viktig å ha faste rutiner på når du leser e-post, om du er tilgjengelig på IM, eller liknende.

Fordeler og ulemper

De positive gevinstene av denne metoden er mange, jeg nevner blant annet:

• Du blir mindre stresset ved å ha kontroll på dine oppgaver.
• Du blir bedre til å estimere oppgaver.
• Du får utført oppgavene i tide.
• Du glemmer ingen oppgaver.
• Du blir oppfattet som ryddig, reflektert og strukturert.

De negative effektene er færre, men også viktige å være klar over:

• Du kan lett bli oppfattet som firkantet og lite fleksibel.
• Systemet rakner hvis du ikke følger det konsekvent.

Heldigvis er det mulig å forebygge de negative effektene. Selv om du har et godt system er det lov å være fleksibel for endringer i planene du har lagt deg. Kommer det viktige oppgaver i løpet av en arbeidsdag, må du planlegge på nytt. Det viktigste er uansett at du gir tilbakemeldinger til de du utfører oppgavene for. Husk også at det er lov å si nei, dersom du blir bedt om å utføre oppgaver du ikke rekker, eller dine eksisterende oppgaver går på bekostning av nye.

Lære mer om Scrum?

Hvis du finner Scrum fascinerende, kan jeg anbefale deg å lese boken Agile Project Management with Scrum. Scrum er ikke en metodikk man tar i bruk ukritisk. Man må forstå Scrum og anvende den dersom den passer for ditt firma og dine prosjekter. I de tilfeller hvor Scrum passer vil jeg absolutt anbefale Scrum fremfor tradisjonelle prosjektmetodikker, da all erfaring tilsier at prosjekter blir gjennomført til riktig tid og pris, og ikke minst til større tilfredshet for både kunden, brukerne og prosjektdeltakerne.