Martin Koksrud Bekkelund

Martin Koksrud Bekkelund

Teknologi • Samfunn • Politikk

En presentasjon blir til

16.10.08

Et eksempel på Martins presentasjon

I morgen skal jeg holde et foredrag om noe jeg aldri har snakket om før, men som jeg har omfattende kunnskap om og mye erfaring med. Allikevel oppleves det som en stor utfordring å snakke om noe jeg ikke har snakket om før, ettersom jeg ikke har noen strukturerte tanker om temaet.

Derfor ga morgendagens presentasjon meg en fin anledning til å gjennomgå hele presentasjonsprosessen fra start til slutt. Tankene og erfaringene deler jeg selvfølgelig med deg.

Innholdet

Det aller viktigste er budskapet du skal formidle. Sørg for at det ikke blir pakket inn i mange ord og overdrevent mye grafikk. Start derfor alltid med innholdet i stikkordsform, for eksempel som en idémyldring, gjerne med et par andre.

Når du har tømt hodet for stikkord skal de kategoriseres. I denne prosessen er det lett å identifisere eventuelle stikkord som overlapper hverandre, og som kan fjernes.

Når stikkordene er kategorisert skal de sorteres i en rekkefølge som gir naturlig progresjon og læringskurve i presentasjonen.

Til hvert stikkord noterer du en setning eller et par viktige stikkord for å formidle kjernen i budskapet. En god tommelfingerregel er maks seks ord per lysbilde. Blir det for mange ord blir publikum mer fokusert på å lese det du har skrevet, fremfor å lytte til det du sier. Ordene du har notert skal fungere som knagger for det du formidler muntlig, slik at publikum kan se igjennom presentasjonen ved en senere anledning og huske budskapet.

Når du er ferdig med stikkord, kategorisering og sortering bestemmer du deg for hva hver enkelt lysbilde skal inneholde. Ta en bunke A4-ark og skriv ned innholdet for hver enkelt lysbilde. Dette er en verdifull del av prosessen hvor man lett ser hvordan budskapet fungerer når det står alene på et enkelt lysbilde.

Til slutt leser du korrektur. Feil er særdeles uprofesjonelt og må unngås for enhver pris. Få om nødvendig en maskin til å hjelpe deg, men stol ikke på den for enhver pris. Dessuten skal du ikke særskrive, det vil si dele ord. Det er lov å be om hjelp til korrekturlesing.

Visuell utforming

Straks du er ferdig med innholdet, og du er rimelig sikker på at innholdet ikke vil endre seg, skal du bestemme hvordan presentasjonen skal skal utformes visuelt. Hvilke farger skal benyttes? Skal du benytte grafikk, bilder og illustrasjoner? Hvilken font skal du bruke? Hva med fontfargen?

Selv er jeg ingen designer, men jeg tør påstå at jeg har et visst øye for hva som fungerer eller ei, selv om jeg ikke har forutsetning for å si hva som er faglig rett eller galt. Hvis du føler at visuell utforming er en stor utfordring for deg, anbefaler jeg sterkt at du får hjelp av en profesjonell. Selv om du kanskje må betale noen kroner for å få hjelp, er det allikevel vel anvendte kroner. Forskjellen kan stå mellom at mottaker kjøper eller ikke kjøper ditt budskap.

Farger og kontraster

En god tommelfingerregel er å bruke mørk tekst på lys bakgrunn. Alternativet fungerer dårlig for mange mennesker, som sliter med kontraster i presentasjoner hvor bakgrunnen er mørk og teksten lys. Prøv selv ved å lese hvit tekst på blå bakgrunn, som kanskje er et av de grelleste eksemplene.

Bakgrunnsfargen trenger altså ikke være hvit, men en lys farge som gir god kontrast til en mørk font. Tilsvarende trenger fonten ikke å være svart, men mørk nok til å gi god kontrast til den lyse bakgrunnen.

Grafiske elementer

Grafikk, bilder og illustrasjoner fungerer godt i presentasjoner, men ikke ødelegg presentasjonen ved å la disse være bæreren i budskapet ditt. Det vil si at et bilde i seg selv ikke skal være det som formidler budskapet ditt, men fungere som et understøttende element som gir ytterligere mening til det du sier og har notert i stikkordene.

Du kan gjerne la et bilde, en illustrasjon eller litt grafikk være et gjennomgangstema i presentasjonen din, for eksempel en logo. Selv bruker jeg ikke logo, fordi jeg ønsker å holde fokus utelukkende på innholdet. Det høres kjedelig ut, men jeg benytter i stedet visuelle elementer for å unngå at presentasjonen blir alt for steril. Bildet du ser aller øverst i denne artikkelen er et eksempel jeg har klippet ut fra en presentasjon jeg har holdt. Det gjelder uansett å finne en visuell form som passer din personlige presentasjonsteknikk.

Hvilket utstyr trenger du?

Før du reiser avsted er det en del utstyr du være helt sikker på fungerer og at du har med deg. I tillegg til datamaskin og strømforsyning, har jeg selv alltid med eller på meg:

  • Vann på flaske
  • Overgang til projektor (DVI til VGA)
  • Fjernkontroll
  • Minnepinne med sikkerhetskopi av presentasjonen i flere formater
  • Pent tøy, men kjenn ditt publikum
  • Dugelig med visittkort
  • Tyggegummi

Obligatorisk utstyr når du holder presentasjon

I tillegg er det selvsagt et poeng at du avklarer hvem som stiller med projektor.

Før presentasjonen

Før presentasjonen skal du alltid sørge for å ta hånd om de små detaljene. Det er disse detaljene som får deg til å fremstå som profesjonell og troverdig. Husk at et menneske gjør seg opp en mening om deg i løpet av de første 10 sekundene. Da skal du sørge for følgende:

  • Være nydusjet, nyflidd, nybarbert, lukte pent og ha pusset tenner
  • Møt opp i god tid — du skal være der når publikum ankommer
  • Koble til og teste presentasjonen
  • Teste mikrofon og høyttalere
  • Hilse på publikum når de ankommer, se folk i øynene, smil og vær avslappet

Dette med å være nybarbert avhenger selvsagt av om du har en stil som tilsier det. Å ha ukesskjegg kan fungere fint, mens todagersskjegget ikke vitner om samme grad av selvkontroll. Eirik Solheim fikser dette på en utmerket måte.

Sørg for at du har det ryddig i området hvor du skal stå. For mange forstyrrende elementer skaper et rotete visuelt inntrykk. Fjern ledninger, gamle flasker, andre datamaskiner, kopper, penner og annet som ligger der du befinner deg. Ideelt sett skal du kun ha din datamaskin og vannflasken i området.

Slik vil du ha det der du skal presentere:

Heidi på GoOpen 2008 viser hvordan en ryddig scene ser ut

Under presentasjonen

Når du starter presentasjonen innleder du med å presentere deg og fortelle hvorfor du er der. Ikke alle vet hvorfor de er der, for eksempel i bedriftsinterne samlinger der publikum bare har blitt innkalt.

Oppfordre til spørsmål

Oppfordre tydelig publikum til å stille spørsmål underveis. Engasjerer du publikum stiller de gjerne spørsmål. Da skal du ha gjort det klart for dem at spørsmål underveis blir godt mottatt. Ved å besvare spørsmål underveis beholder du spørsmålsstillerens engasjement og reduserer faren for at spørsmålet blir glemt. Gjør det samtidig klart at det også blir anledning til å stille spørsmål i etterkant, samt på tomannshånd. Dersom du får et spørsmål skal du snakke ferdig setningen du er i ferd med å fortelle, slik at de som lytter ikke mister tråden i ditt budskap, mens du samtidig tilkjennegir at du ser spørsmålsstilleren.

Å håndtere spørsmål underveis krever hårfine antenner for hva som engasjerer hele publikum, i forhold til hva som kun engasjerer enkelte. Dersom du mener spørsmålet er av generell interesse er ingenting bedre enn å kunne føre en dialog med publikum. Dersom du mener spørsmålet er av spesiell interesse, svarer du kort og konsist på spørsmålet, og inviterer samtidig til en utfyllende prat etter presentasjonen.

Det nest siste lysbildet reserverer du til spørsmål. La «Spørsmål?» være det eneste på dette lysbildet. Da sørger du for at eventuelle personer som kvier seg for å avbryte deg underveis, også får anledning til å stille spørsmål.

Denne uken holdt jeg et bedriftsinternt foredrag for ca. 30 mennesker. Selve foredraget tok kun 20 minutter, mens vi etter foredraget diskuterte spørsmål i plenum i en time. Da vet jeg at jeg har klart å engasjere publikum til å mene noe, eller til å bli mer interessert i emnet. Det er en svært tilfredsstillende følelse.

Vær ærlig og gi klar beskjed dersom du ikke vet svaret på et spørsmål. Gi beskjed om at du skal skrive ned spørsmålet og besvare det over e-post via din kontaktperson. Du gir langt større troverdighet ved å si at du ikke vet svaret, enn å forsøke å gjette deg frem til et mindre troverdig svar.

Mobiltelefoner

Ikke be publikum om å skru av lyden på telefonen. Dette høres forferdelig bakvendt ut, men i dag er det en selvfølge at man skrur av lyden på telefonen. Selvsagt forekommer det at noen glemmer det, men da gjør du heller et lett humoristisk nummer ut av det hvis det forekommer, fremfor å være den strenge formaneren som forteller publikum selvsagte ting.

La publikum notere

La publikum få tid til å notere underveis. Her har du allerede gjort deg selv den geniale tjenesten med å ikke ha mer enn seks ord per lysbilde. Dermed åpner du for at publikum må notere med egne ord, fremfor å foreta en direkte avskrift av det du presenterer.

Ikke stress

Ikke la deg stresse. Dette er lettere sagt enn gjort. Å stå oppreist foran et publikum som ser på deg med en alvorlig mine krever selvsikkerhet. Vit derfor at folk ser alvorlige ut fordi de fokuserer på hva du sier og ikke på hva du foretar deg eller hvordan du ser ut. Det vil alltid være nye barrierer å overkomme, som eksempelvis første gang du skal snakke med mikrofon, første gang du skal snakke på et fremmed språk, eller liknende.

Ved å være avslappet og selvsikker, slapper også publikum av og fokuserer på hva du sier i stedet for å synes synd på den stressede figuren.

Martin holder foredrag

Her skal jeg holde jeg foredrag for noen hundre svensker.

Gestikulering

Når du snakker er det viktig at du ikke gestikulerer for mye. Gestikulering på minimalt nivå fungerer for å underbygge det du sier, mens overdreven gestikulering fjerner fokus fra det du forsøker å formidle.

Vend ikke publikum ryggen

Du skal alltid tilstrebe å være vendt mot publikum. Unngå å snu publikum ryggen for å lese det du selv har skrevet på presentasjonen. Bruk heller din egen datamaskin til å se hva som vises på lerretet. Ved å gjøre dette viser du publikum at du har kontroll og god oversikt over det du presenterer. Med et godt presentasjonsprogram kan du også se tilknyttede notater. Eneste unntak er hvis du eksplisitt skal vise noe på lysbildet, slik at du må peke på det.

Hold tiden

Det er svært viktig at du holder tiden. Benytt et presentasjonsprogram eller en klokke som hjelper deg med å holde tiden. Ofte må du som foredragsholder forholde deg til et program hvor du får tilmålt tid. Da er det viktig at du fremstår som profesjonell og holder deg til den tiden du har fått tildelt, verken mer eller mindre. Dette krever trening, både hva gjelder ren massetrening i å holde presentasjoner, i tillegg til å være trent i presentasjonen du skal holde.

Etter presentasjonen

Når du er ferdig med presentasjonen skal du tilkjennegi at du er ferdig, og som nevnt åpne for eventuelle spørsmål folk ikke har dristet seg til å spørre underveis. Når disse er besvart takker du for oppmerksomheten og viser din kontaktinformasjon på det siste lysbildet. Her forteller du også at publikum kan laste ned presentasjonen din fra SlideShare eller tilsvarende nettsted hvor man kan utveksle presentasjoner. Sørg for at presentasjonen er som PDF og at du vurderer hvorvidt notatene dine skal følge med.

Har du gjort en god presentasjon, vil folk sannsynligvis ønske å snakke mer med deg om emner de ikke anså som generell interesse underveis i presentasjonen. Sett av tid til småprat, for eksempel en halvtime, litt avhengig av hvor mange du snakker for. Benytt anledningen til å dele ut visittkort og oppfordre gjerne til å danne nettverk på LinkedIn eller tilsvarende tjenester.

Når du er ferdig, folk har fått tilfredsstillende svar på sine spørsmål, du har delt ut visittkort og minglet nok, pakker du raskt og effektivt sammen sakene dine. Rydd også opp etter deg. Ta med kopper, flasker og søppel. Sørg så for å ta spesielt farvel med din kontaktperson for presentasjonen.

Husk at du kan få spørsmål per telefon eller e-post. Disse skal også besvares på en profesjonell og tilfredsstillende måte. Dette må du regne inn i prisen, dersom du tar betalt for foredraget.

Til slutt

Dette er min fullstendige prosess, og jeg håper jeg ikke har glemt noe innlysende eller vesentlig. At jeg forteller deg hvordan min prosess ser ut, betyr ikke at den automagisk fungerer også for deg. Mennesker har forskjellig personlighet, så det gjelder om å finne en prosess og presentasjonsform som fungerer for akkurat deg. Dette krever trening, mye trening, og du blir aldri god på annen måte enn å holde presentasjoner.

Vær komfortabel med at du av og til vil ha dager hvor alt skjærer seg. Du får ikke vist presentasjonen og har ikke sikkerhetskopi, mikrofonen fungerer ikke, du kommer for sent, du har kverulanter i salen eller andre elementer som ødelegger din perfekte plan. Verden er skudd sammen slik at det kommer til å skje, så vær heller komfortabel med det når det skjer, fremfor å la det ødelegge hele presentasjonen.

Martin skriver regelmessig om hvordan teknologi, samfunn og politikk påvirker hverandre. Legg igjen din e-postadresse og få nye artikler via e-post:

Flere artikler

Enda flere artikler? Besøk arkivet.

Om Martin

Martin Koksrud Bekkelund

Dette er Martin Koksrud Bekkelund sitt private nettsted, hvor han skriver om samspillet mellom teknologi, samfunn og politikk. Martin arbeider til daglig som direktør for produkt- og forretningsutvikling i et av Norges største selskaper. Les mer...

 

Facebook Twitter Instagram LinkedIn GitHub SlideShare Martin Koksrud Bekkelunds RSS-kanal

© 1995-2016 Martin Koksrud Bekkelund
OpphavsrettRSS og abonnementKontakt