Om Martin
Martin liker
Tips til konferansearrangører
20.02.12 • 9 kommentarer
Nettet er smekkfullt av tips og triks for deg som vil forbedre presentasjonsteknikken. Men hva med deg som vil bli en bedre konferansearrangør?
Jeg har holdt en del foredrag. Det nærmer seg faktisk 250. I denne sammenheng har jeg naturlig nok mye erfaring i dialogen med de jeg holder foredrag for. Derfor presenterer jeg noen tips du som eventuell konferansearrangør kan ta med deg.
Foredrag for Wikipedia Academy i Bergen. Foto: Henry Hui
Før konferansen
Presentasjonen
Ikke avkrev foredragsholder presentasjonen på forhånd. Denne vil være i løpende utvikling helt frem til foredragsholder går på scenen, hvor foredragsholder gjør små justeringer, legger til eller trekker fra poenger og så videre.
Derimot kan du med fordel be om å få teste ut presentasjonen på forhånd, slik at du for eksempel vet at den egner seg for streaming, dersom du har slikt, eller at den fungerer med det audiovisuelle utstyret, dersom du står for det.
Dersom du ønsker å publisere presentasjonen på nett etter konferansen, skal du eksplisitt innhente skriftlig samtykke til dette fra foredragsholder.
Eget utstyr
La foredragsholder bruke eget utstyr! Å kreve at foredragsholder skal holde presentasjonen på en annen maskin, med andre presentasjonsverktøy enn det foredragsholder er vant til, blir som å be Marit Bjørgen teste ut nye ski fra en ny produsent idet hun står på startstreken under VM. Foredragsholdere velger sine verktøy med omhu, fordi de er best egnet for deres måte å presentere på.
På den annen side bør du samtidig tilby en datamaskin med et presentasjonsverktøy for dem som ikke ønsker eller har anledning til å benytte eget utstyr.
Poenget er at foredragsholder selv skal bestemme.
Tydelig informasjon
Informer tydelig om hvor og når foredragsholder skal møte. Denne informasjonen må inneholde oppmøtested, dato, klokkeslett og gjerne også informasjon om hvordan foredragsholder finner frem, både med offentlig transport og egen bil. Informasjon om parkeringsmuligheter bør også følge med.
Informer om målgruppen
Alle foredragsholdere liker å vite hvem de skal snakke til. Send gjerne ut deltakerliste med tittel og firma, samt informasjon om hvilke målgrupper som kommer. Det kan være beslutningstakere, utviklere, rådgivere eller tilsvarende. Dette hjelper foredragsholder med å finne riktig nivå på foredraget.
Under konferansen
Lokale til foredragsholdere
Tilby et avlåst og skjermet lokale som kun er tilgjengelig for foredragsholdere. Dette gir dem et sted hvor de kan sette seg ned, slappe av, fokusere og finpusse på presentasjonen, eller bare et rom hvor de kan legge fra seg verdisaker. Mange foredragsholdere trenger denne tiden med konsentrasjon, avskjermet fra publikum, så kan de heller mingle straks foredraget er over.
I lokalet bør du tilby litt mat og drikke, samt nettilgang.
Audiovisuelt utstyr
Som konferansearrangør er det vanlig å stille med audiovisuelt utstyr, som minimum projektor, mikrofon, lerret, høyttalere og tilkobling av lyd.
Som en ekstra bonus til foredragsholder bør du oversende listen over hva du tilbyr, og gjerne også spesifikasjonene på utstyret. Det kan for eksempel være kompatibilitet med Linux og Mac OS X, oppløsning på projektor eller tilsvarende.
Drikke under foredraget
Normalt varer et foredrag i 20-60 minutter, og da blir man før eller siden tørr i munnen. Spesielt hvis man er litt nervøs. Selv foretrekker jeg vann på flaske med skrukork, slik at den kan plasseres ved siden av datamaskinen uten risiko hvis den skulle velte. Normalt drikker jeg en flaske per 20 minutter.
Bord
De fleste foredragsholdere benytter et presentasjonsprogram som viser noe annet på skjermen enn hva publikum ser på lerretet, for eksempel støttenotater. Derfor bør du tilby et lite men høyt og stabilt bord for plassering av maskin og drikke i umiddelbar nærhet av foredragsholder. Bordet plasseres gjerne langt frem og ut til siden på scenen, slik at foredragsholder får rom til å bevege seg omkring.
Etter konferansen
Publisering av presentasjon
Har du fått tillatelse til å publisere presentasjonen på nett, er det beste tidspunktet å innhente presentasjonen på rett etter foredraget. Da vil det ikke lenger komme endringer i presentasjonen. Det er også enklere å innhente presentasjonen med en USB-pinne på stedet, og ikke per e-post, da presentasjoner ofte er svært store.
Har du flere tips? Legg dem igjen i kommentarfeltet!
9 kommentarer
-
-
Godt poeng, Geir! Min erfaring er at pauser i programmet bør være på 15 minutter. Det gir publikum nok tid til å ta en beinstrekk, samtidig som sceneskifte foregår.
Alle de tekniske problemene du nevner er en av årsakene til at jeg bruker Mac.
-
-
Takk for gode tips.
Et par tips som jeg selv synes er bra:
- Gi innsendere tilbakemelding på forslagene deres om mulig. Da får de både sjansen til å tydeliggjøre budskapet sitt, og mulighet til å treffe den røde tråden i konferansen
- Arrangér en speakers dinner. Dette gir mulighet for nettverksbygging blant talereVi skal forøvrig kikke nærmere på dine tips når vi skal arrangere Software 2013!
/Simen
-
Øh… det ble feil. (tips som jeg selv synes er bra). Det skulle stått: Et par grep som jeg synes er bra
-
Enig i begge poengene dine, Simen!
-
-
Gode tips her! Jeg synes derimot at arrangører kan stille høyere krav til foredragsholder. Det bør ikke være nødvendig å gjøre endringer i presentasjonen helt opp til rett før. Da har ikke innholdet blitt drillet på og øvd på før man entrer scenen, og det er ikke positivt. Hvis man ikke klarer å ha alt klart noen dager i forveien, da har man heller ikke prioritert tiden riktig som foredragsholder.
Når det gjelder egen PC eller ikke, avhenger det veldig av formen på foredraget/konferansen. Hvis det er behov for demonstrasjoner (systemer, koding, etc.), må man selvsagt ha egen maskin. Ellers hvis det kun er et foredrag med foiler på skjermen, da bør man absolutt ikke tillatte egne maskiner. Ikke under noen omstendigheter mener jeg. Tenk om det blir problemer og du har mellom 50 eller 500 mennesker som blir sittende i flere minutter å se på foredragsholder som sliter med teknikken? Samtidig er det mange som ikke vet hvordan de skal klargjøre PCen før et foredrag, med det resultatet at folk i salen får se private meldinger fra lynmeldingstjenester og listen over besøkte nettsider i nettleseren – som folk ikke alltid bør se.
Analogien med en toppidrettsutøver synes jeg ikke er spesielt god, jeg vil heller si at en foredragsholder må være fleksibel, dynamisk og fult kapabel til å fungere under press og endrede omstendigheter. En test-sjåfør for biler kan presse en bil til det maksimale, uansett type og merke. Det samme bør en foredragsholder, teknikken er bare der for å støtte opp ditt budskap.
Selv om det finnes tusenvis av gode tips til foredragsholdere der ute, er det mange som glemmer den eneste regelen man trenger for å fullføre akseptabelt: TRENING! …
-
Takk for fyldig tilbakemelding, Sondre!
Vedr. krav til foredragsholdere
Jeg er helt enig i at man kan stille høye krav til foredragsholderne. Normalt sett henter man jo inn de man ønsker skal snakke, ideelt sett fordi de både er dyktige til å snakke og har et viktig budskap. Ofte ser vi at de mangler det første, og derfor kan konferansearrangøren med fordel sende ut retningslinjer for hvordan man bygger en god presentasjon.
Vedr. endringer i presentasjonen
Endringer i presentasjonen er nødvendig helt til man går på scenen. Man kan fint være drillet i det man skal snakke om, selv om man har behov for å gjøre endringer. Selv benytter jeg tiden før jeg skal på scenen til å snakke med konferansearrangøren og publikum for å få ferske og relevante eksempler jeg kan ta med i presentasjonen. Få ting er kulere enn et par slides som omhandler det som har blitt presentert tidligere, eller det som er snakkis i gangene på konferansen.
Drillet i et tema er ikke noe man blir fordi man skal holde en presentasjon. Det er noe man er og er årsaken til at man blir invitert.
Vedr. bruk av egen datamaskin
Hvis man først inviterer en person til å snakke foran 500 mennesker har man allerede gitt denne personen tillit til å formidle et budskap og tillit til at dette gjøres på optimal måte. At man plutselig skal utvise mistillit til hvordan dette gjennomføres i praksis slår meg som merkelig. Drevne foredragsholdere, som du etterlyser, vet hvordan verktøyene deres fungerer.
Tekniske utfordringer med projektorer løses for øvrig langt mer elegant på Mac enn hva jeg har sett med alternativene.
Jeg synes for øvrig du er selvmotsigende når det gjelder analogier, men det får vi holde på siden. Verken skiløpere, testsjåfører eller foredragsholdere presser utstyret til det maksimale ved førstegangsbruk.
-
Sondre skriver:
Det bør ikke være nødvendig å gjøre endringer i presentasjonen helt opp til rett før. Da har ikke innholdet blitt drillet på og øvd på før man entrer scenen, og det er ikke positivt. Hvis man ikke klarer å ha alt klart noen dager i forveien, da har man heller ikke prioritert tiden riktig som foredragsholder.
Dette er jeg helt uenig i, og har en flere eksempler på hvorfor.
1) En foredragsholder før meg bruker dine eksempler, og jeg ønsker å bytte dem ut.
2) Det stilles spørsmål i salen tidligere på dagen som jeg kan svare på som en del av presentasjonen.
3) Det er et poeng å bruke bilder fra dagen i presentasjonen (f eks om fordraget handler om sanntidsvisninger av data, reaksjoner fra publikum)
4) Jeg skjønner at nivået på presentasjonen er for høyt for publikum, og må legge inn ekstra slides for å forklare noe jeg skjønner ikke vil bli forstått slik presentasjonen er nå.Sondre skriver videre:
Når det gjelder egen PC eller ikke, avhenger det veldig av formen på foredraget/konferansen. Hvis det er behov for demonstrasjoner (systemer, koding, etc.), må man selvsagt ha egen maskin. Ellers hvis det kun er et foredrag med foiler på skjermen, da bør man absolutt ikke tillatte egne maskiner. Ikke under noen omstendigheter mener jeg. Tenk om det blir problemer og du har mellom 50 eller 500 mennesker som blir sittende i flere minutter å se på foredragsholder som sliter med teknikken? Samtidig er det mange som ikke vet hvordan de skal klargjøre PCen før et foredrag, med det resultatet at folk i salen får se private meldinger fra lynmeldingstjenester og listen over besøkte nettsider i nettleseren – som folk ikke alltid bør se.
Dette mener jeg er helt misforstått. Jeg har hatt enda fler presentasjoner enn Martin (nærmer seg vel 500 nå) og jeg kan telle på en hånd der det er foredragsholderen som kåler med maskinen sin. Mens jeg kan komme med ørten eksempler på at arrangøren roter det til med oppløsning, lyd, trådløse mic’er, presentasjoner som har blitt rotet til.
Jeg stiller ganske enkelt ikke om jeg ikke kan bruke min egen maskin. Så enkelt som det. Det er det også flere grunner til. F. eks. er rendringen av fonter og grafikk i Keynote merkbart skarpere enn fra Powerpoint, og alt det trøbbelet som er med avspilling av mediefiler som lyd og video har jeg aldri hatt.
Sender man en Powerpoint til arrangøren skal det ingenting til før linjeskift forskyver seg, at farger blir feil, at video og lyd ikke blir riktig osv.
Jeg syns Martins sammenligning er helt reell: Om du booker eksperter så gjør du alt du kan for at de skal føle seg trygge på scenen. Da presterer de bedre og det blir bedre for publikum.
Det er jo bare å ha to innganger på scenen og koble annenhver maskin. Da kan man teste at alt funker. Og/eller kjøre egen test på morgenen for alle som har med egne maskiner.
-
Har du synspunkter? Legg igjen en kommentar!
RSS og trackback
Med RSS kan du abonnere på nye kommentarer som postes til denne artikkelen.
Du kan legge igjen et trackback fra ditt eget nettsted ved å benytte trackback-adressen til denne artikkelen. Eventuelle tracback ser du under.
-
[...] Bekkelund skriver på sin blogg i dag at nettet er smekkfullt av tips og triks for deg som vil bli bedre på presentasjoner, og deler [...]
Flere artikler
- Facebook på børs
- Lightroom og metadata
- Holder de ord
- The Greatest Bits 3
- Røde kjemper
- Fremdrift
- Skydebatten
- Supertankere og robåter
- IT-realitetsorientering
- Altinn-skandalen
Enda flere artikler? Besøk arkivet.
Bekkelund.net er en blogg av Martin Bekkelund, hvor han lufter sine tanker om IT og IT-politikk. Martin arbeider til daglig som seniorrådgiver, foredragsholder og skribent i IT-bransjen, hvor han veileder bedrifter og organisasjoner i strategisk bruk av IT. Les mer...
© 1995-2012 Martin Bekkelund
Opphavsrett • RSS • Kontakt
Geir
20. februar 2012 13.21
Gode tips her, Martin. Som en som står på begge sider her, har jeg enda et tips som du ikke nevner eksplisitt, men som jeg har merka er det aller største problemet: Gi rom i programmet til å teste ut det utstyret presentatøren faktisk har med seg. Nesten hver gang vil det ikke bare være problemer med maskinvare og operativsystem, men forholdet dataskjerm/projektor er et evig tilbakevendende problem, der foredragsholder gjerne forventer en kalibrert skjerm for så å oppdage at vedkommende må gjøre alle innstillinger på nytt, eller at skjermformatet er gjemt og man må bruke ti minutter på å stille inn dette så det passer mellom maskin og skjerm, eller at lyden ikke kommer ut riktig osv. Dette tapper både foredragsholder, publikum og vert for energi og tar ofte brodden av de første viktige minuttene av et foredrag.
Altså: Gi alltid nok rom/tid til å finstille innstillinger.