Martin Koksrud Bekkelund

Martin Koksrud Bekkelund

Teknologi • Samfunn • Politikk

Tips til konferansearrangører

20.02.12

Nettet er smekkfullt av tips og triks for deg som vil forbedre presentasjonsteknikken. Men hva med deg som vil bli en bedre konferansearrangør?

Jeg har holdt en del foredrag. Det nærmer seg faktisk 250. I denne sammenheng har jeg naturlig nok mye erfaring i dialogen med de jeg holder foredrag for. Derfor presenterer jeg noen tips du som eventuell konferansearrangør kan ta med deg.

Martin holder foredrag

Foredrag for Wikipedia Academy i Bergen. Foto: Henry Hui

Før konferansen

Presentasjonen

Ikke avkrev foredragsholder presentasjonen på forhånd. Denne vil være i løpende utvikling helt frem til foredragsholder går på scenen, hvor foredragsholder gjør små justeringer, legger til eller trekker fra poenger og så videre.

Derimot kan du med fordel be om å få teste ut presentasjonen på forhånd, slik at du for eksempel vet at den egner seg for streaming, dersom du har slikt, eller at den fungerer med det audiovisuelle utstyret, dersom du står for det.

Dersom du ønsker å publisere presentasjonen på nett etter konferansen, skal du eksplisitt innhente skriftlig samtykke til dette fra foredragsholder.

Eget utstyr

La foredragsholder bruke eget utstyr! Å kreve at foredragsholder skal holde presentasjonen på en annen maskin, med andre presentasjonsverktøy enn det foredragsholder er vant til, blir som å be Marit Bjørgen teste ut nye ski fra en ny produsent idet hun står på startstreken under VM. Foredragsholdere velger sine verktøy med omhu, fordi de er best egnet for deres måte å presentere på.

På den annen side bør du samtidig tilby en datamaskin med et presentasjonsverktøy for dem som ikke ønsker eller har anledning til å benytte eget utstyr.

Poenget er at foredragsholder selv skal bestemme.

Tydelig informasjon

Informer tydelig om hvor og når foredragsholder skal møte. Denne informasjonen må inneholde oppmøtested, dato, klokkeslett og gjerne også informasjon om hvordan foredragsholder finner frem, både med offentlig transport og egen bil. Informasjon om parkeringsmuligheter bør også følge med.

Informer om målgruppen

Alle foredragsholdere liker å vite hvem de skal snakke til. Send gjerne ut deltakerliste med tittel og firma, samt informasjon om hvilke målgrupper som kommer. Det kan være beslutningstakere, utviklere, rådgivere eller tilsvarende. Dette hjelper foredragsholder med å finne riktig nivå på foredraget.

Under konferansen

Lokale til foredragsholdere

Tilby et avlåst og skjermet lokale som kun er tilgjengelig for foredragsholdere. Dette gir dem et sted hvor de kan sette seg ned, slappe av, fokusere og finpusse på presentasjonen, eller bare et rom hvor de kan legge fra seg verdisaker. Mange foredragsholdere trenger denne tiden med konsentrasjon, avskjermet fra publikum, så kan de heller mingle straks foredraget er over.

I lokalet bør du tilby litt mat og drikke, samt nettilgang.

Audiovisuelt utstyr

Som konferansearrangør er det vanlig å stille med audiovisuelt utstyr, som minimum projektor, mikrofon, lerret, høyttalere og tilkobling av lyd.

Som en ekstra bonus til foredragsholder bør du oversende listen over hva du tilbyr, og gjerne også spesifikasjonene på utstyret. Det kan for eksempel være kompatibilitet med Linux og Mac OS X, oppløsning på projektor eller tilsvarende.

Drikke under foredraget

Normalt varer et foredrag i 20-60 minutter, og da blir man før eller siden tørr i munnen. Spesielt hvis man er litt nervøs. Selv foretrekker jeg vann på flaske med skrukork, slik at den kan plasseres ved siden av datamaskinen uten risiko hvis den skulle velte. Normalt drikker jeg en flaske per 20 minutter.

Bord

De fleste foredragsholdere benytter et presentasjonsprogram som viser noe annet på skjermen enn hva publikum ser på lerretet, for eksempel støttenotater. Derfor bør du tilby et lite men høyt og stabilt bord for plassering av maskin og drikke i umiddelbar nærhet av foredragsholder. Bordet plasseres gjerne langt frem og ut til siden på scenen, slik at foredragsholder får rom til å bevege seg omkring.

Etter konferansen

Publisering av presentasjon

Har du fått tillatelse til å publisere presentasjonen på nett, er det beste tidspunktet å innhente presentasjonen på rett etter foredraget. Da vil det ikke lenger komme endringer i presentasjonen. Det er også enklere å innhente presentasjonen med en USB-pinne på stedet, og ikke per e-post, da presentasjoner ofte er svært store.

Har du flere tips? Legg dem igjen i kommentarfeltet!

Martin skriver regelmessig om hvordan teknologi, samfunn og politikk påvirker hverandre. Dersom du er interessert i å følge med på hva Martin skriver, finnes det flere måter å holde deg oppdatert på. Les mer...

Flere artikler

Enda flere artikler? Besøk arkivet.

Martin Koksrud Bekkelund

Martin Koksrud Bekkelund

Bekkelund.net er Martin Koksrud Bekkelund sitt private nettsted, hvor han skriver om samspillet mellom teknologi, samfunn og politikk. Martin arbeider til daglig som direktør for produkt- og forretningsutvikling i et av Norges største selskaper. Les mer...

Følg Martin

Facebook Twitter Instagram LinkedIn GitHub SlideShare Martin Koksrud Bekkelunds RSS-kanal

Søk

© 1995-2016 Martin Koksrud Bekkelund
OpphavsrettRSS og abonnementKontakt