Et klassisk problem i min bransje, er å ha en strukturert arbeidsdag, hvor man får gjennomført de målene man setter seg for dagen. E-post, IM, telefoner og medarbeidere er faktorer som hjelper til med å rote til planene du har lagt. Her får du noen tips for hvordan du strukturerer dagen din, og når målene du har satt deg.

Jeg forutsetter at du har en arbeidsdag på åtte timer. Når du jobber spiller ingen rolle, det er struktureringen som er poenget:

• 08:00: Les e-post, nyheter og oppgaver, i denne rekkefølgen. Kortere e-post besvarer du umiddelbart, e-post som krever mer arbeid putter du i oppgavelista. Les så nyheter, intranett, etc. Til slutt leser du og prioriterer oppgavene. Disse danner arbeidsgrunnlaget ditt frem til lunsj, eller mer.
• 08:30: Utfør oppgaver i henhold til oppgavelista.
• 11:30: Lunsj.
• 12:00: Gjenta prosedyren fra klokken 08:00 og oppdater oppgavelista.
• 12:30: Utfør oppgaver i henhold til oppgavelista.
• 15:45: Før timene du har arbeidet, slik at de danner grunnlaget for fakturering av kundene du har arbeidet for.
• 16:00: Gå hjem! Sitter du for lenge mister du konsentrasjonen og blir uproduktiv.

Denne lista er veldig teoretisk, men er et godt hjelpemiddel for deg som stadig blir forstyrret. Alle har vel opplevd selgeren som skal ha deg til å estimere noe? Det tar “bare” to minutter. Ingenting tar to minutter. Det er lov å si nei, og du bør si nei i respekt for oppgavene du allerede har påtatt deg og prioritert.

E-post, IM og telefon kan du skru av når du trenger mest konsentrasjon. Alle har sikkert prøvd å sitte med e-post- eller IM-klienten åpen. Straks det skjer noe i disse applikasjonene flyttes fokus og konsentrasjonen mistes fra det man arbeider med.