Martin Koksrud Bekkelund

Martin Koksrud Bekkelund

Teknologi • Samfunn • Politikk

En perfekt presentasjon

25.03.09

Et eksempel på Martins presentasjon

Jeg har tidligere skrevet en lang artikkel om hvordan du går frem for å gjennomføre en god presentasjon. Denne gangen tenkte jeg å skrive om hvordan du går frem for å lage selve innholdet i en presentasjon publikum garantert følger med på.

Hvem er målgruppen?

Under følger noen faktorer som du må vite om målgruppen din, da det påvirker både innhold og utforming av presentasjonen din.

Kartlegg kunnskap

Før du påbegynner arbeidet med innholdet, må du vite hvem målgruppen er. Selv ber jeg alltid om deltakerlisten, slik at jeg vet hvem som deltar og kan gjette meg til deres kompetanse. Jeg spør alltid også arrangøren om målgruppens kunnskapsnivå. Årsaken er at jeg bygger opp innholdet slik at det treffer kunnskapsnivået til publikum. Å holde et foredrag om for eksempel sosiale medier, krever en helt annen tilnærming hvis man skal snakke for en kommune enn et universitet.

Skal du snakke for mennesker som ikke kjenner budskapet ditt, må du bygge opp presentasjonen deretter. Guy Kawasakis 10-20-30-regel er et godt utgangspunkt:

  • Du skal maksimalt ha 10 lysbilder. Mennesker som ikke kjenner budskapet ditt må få det porsjonert i passende mengder. Blir det for mye blir budskapet utvannet.
  • Du skal maksimalt snakke i 20 minutter. Av samme årsak som det over skal du begrense presentasjonen til 20 minutter. Vanligvis stilles det en del spørsmål, så 20 minutter presentasjon og 10 minutter spørsmål er et godt utgangspunkt. Selv har jeg holdt en presentasjon på 15 minutter og besvart spørsmål i over en time. Det føles godt, for da vet jeg at jeg har engasjert publikum.
  • Du skal ikke ha mindre skriftstørrelse enn 30. Selv bruker jeg 64. Det høres usannsynlig stort ut, men en annen regel sier at du ikke skal ha mer enn seks ord per lysbilde. Da er 64 en fin størrelse. Årsaken til at du ikke skal ha mer enn seks ord per lysbilde er at presentasjonen ikke skal være din egen personlige huskeliste. Lær deg det du skal presentere og få publikum til å fokusere på det du sier og ikke det du viser.

Det er allikevel greit å notere seg at dette på ingen måte er en absolutt regel. Har du en annerledes form som fungerer fint for deg, er det selvfølgelig bare å videreutvikle den.

I tillegg bør du legge opp til maksimalt tre hovedpoeng i presentasjonen din, dersom du snakker for mennesker med liten eller ingen kunnskap om det du skal snakke om. Selv presenterer jeg et eget lysbilde hvor jeg presenterer poengene, altså det jeg skal snakke om. Det gjør publikum tryggere på budskapet ditt og det er lett å måle om du treffer målet med presentasjonen din.

Å holde foredrag for kompetente mennesker krever mer. Ofte kan de like mye, og gjerne mer enn deg selv. Da gjelder det å være forberedt, både på innhold og ikke minst eventuelle spørsmål. For kompetente mennesker kan du også bruke langt flere lysbilder. Selv har jeg holdt foredrag med rundt 100 lysbilder. Ryktene skal sågar ha det til at Eirik Solheim har en presentasjon med over 500. I alle tilfeller må du uansett sørge for å holde deg til maksimalt seks ord per lysbilde, hvis ikke blir det fort en svært lang og kjedelig presentasjon. Faktisk bør du i slike tilfeller konsentrere deg om utelukkende å gjøre budskapet visuelt, med bruk av bilder og illustrasjoner.

Når det gjelder bruk av bilder og illustrasjoner er det også greit å vite om faren ved dette. Det heter seg at et bilde forteller mer enn tusen ord. Husk at det du assosierer med et bilde ikke nødvendigvis har samme assosiasjoner hos mottakeren.

Kartlegg innstilling

I tillegg må du vite hvilken innstilling målgruppen har til ditt budskap. Å holde et foredrag for noen som allerede er entusiastiske i forhold til det du skal snakke om, er langt enklere enn å snakke for skeptikere. Allikevel liker jeg begge deler. Selvsagt er det hyggelig å snakke for likesinnede, men det er mer givende når jeg når igjennom med budskapet til skeptikere. Da har jeg lykkes. Og jeg hater å ikke lykkes.

Bruk av humor

Publikums innstilling legger også listen for hvor mye og hvilken type humor du kan bruke i presentasjonen din. Her er et godt utgangspunkt:

  • Inkompetente, negative: Bruk av humor skal skje med den største forsiktighet. Samtidig kan humor være forløsende for god og avslappet stemning, så bruk gjerne litt selvironi og subtil humor på denne målgruppen.
  • Inkompetente, positive: Denne målgruppen tåler humor bedre, men hold den enkel og ikke bruk humor bare de mer kompetente forstår.
  • Kompetente, negative: Dette er en skummel målgruppe. Bruk av humor gjør at du lett fremstår som substansløs og med et tynt og dårlig budskap. Vær sylskarp i ditt budskap og ironiser aldri over konkurrenter. Hold det saklig, men bruk gjerne lun humor i bittesmå mengder, gjerne selvironisk.
  • Kompetente, positive: Denne målgruppen tåler masse humor og godt humør, og det er som regel lett å være seg selv og avslappet når man snakker for et slikt publikum. Sørg allikevel for å være saklig og etterrettelig.

I alle tilfeller skal du selvfølgelig unngå platt humor, for eksempel kjønnsdiskriminering, rase, religion og andre barnsligheter.

Hva skal du formidle?

Før du starter skal du sette deg et eneste mål for hva du skal formidle med presentasjonen. Selv har jeg for eksempel holdt foredrag med følgende titler:

  • Hva er en blogg?
  • Hva er fri programvare?
  • Hva er en åpen standard?

Jeg benytter altså tittelen på presentasjonen til å formidle hva jeg vil fortelle publikum. Jeg oppnår flere fordeler med dette:

  • Jeg kan styre publikums forventning til hva de skal høre om
  • Publikum danner seg en forventning til hva de skal få høre om
  • Publikum kan velge hvorvidt de faktisk vil gå på presentasjonen eller ei
  • Publikum kan forberede spørsmål på forhånd
  • Det gjør det enklere for meg å utforme innholdet

Målet med presentasjonen skal du benytte som en rød tråd gjennom hele presentasjonen din.

Den røde tråden

Å lage den røde tråden gjennom presentasjonen er den vanskeligste oppgaven, spesielt når du allerede vet at du bør holde presentasjonen på 10 lysbilder og 20 minutter, med maksimalt seks ord per lysbilde.

Selv starter jeg med et tomt tekstdokument. Her har jeg min egen idédugnad hvor jeg skriver ned alle relevante (og gjerne også irrelevante) stikkord. Jeg dumper alle tankene mine om temaet. Deretter stokker jeg de i en rekkefølge som gjør at jeg får en rød tråd igjennom presentasjonen. Dette er spesielt viktig hvis man skal holde en presentasjon hvor poengene bygger på hverandre, altså at publikum må ha forstått et poeng før de får servert det neste.

Ofte bruker jeg også penn og papir for å lage skisser og tankekart over viktige elementer jeg vil ha med. Med penn og papir er jeg ikke begrenset til konteksten elektroniske hjelpemidler gir meg. Her er alt mulig og alt lov. Utfordringen med å digitalisere abstrakte skisser og tanker løser jeg senere.

Straks tekstdokumentet inneholder de poengene jeg ønsker å ha med i presentasjonen putter jeg dem inn i presentasjonsprogrammet i den samme rekkefølgen. Denne prosessen gjør det lett å lage en rød tråd og å flytte om på lysbilder dersom jeg mener de passer bedre i en annen rekkefølge.

Den viktigste tommelfingerregelen i denne sammenheng er at du skal holde deg unna presentasjonsmalene som følger med presentasjonsprogrammet. De ødelegger et hvert unikt særpreg presentasjonen din har, og du glir inn i en stor mengde støyende presentasjoner som aldri vil bli husket spesielt.

Deretter lager jeg notater i form av stikkord til hvert lysbilde. Til hvert stikkord pugger jeg en eller flere setninger som jeg skal si under presentasjonen. Dette krever, naturlig nok, mye tid og konsentrasjon.

Hele prosessen med å lage en solid presentasjon fra bunnen av tar ofte 4-5 dager, kanskje også mer. Heldigvis har jeg holdt såpass mange foredrag at jeg snart kan klippe og lime mellom presentasjoner for å blande poeng og allikevel sitte igjen med en rød tråd. Allikevel bruker jeg gjerne ett eller to dagsverk på å lage en presentasjon, alt fra stikkordene i tekstdokumentet til ferdig presentasjon.

Det er altså lov å klippe og lime fra tidligere presentasjoner, men gi alltid publikum en unik opplevelse hver gang.

Test ofte og mye

Alle som arbeider med IT og smidige utviklingsmetoder vet at testing skal gjøres ofte og mye. Det samme gjelder presentasjoner. For hvert lysbilde jeg lager, tester jeg ut både utseende, innhold og de setningene jeg skal formidle sammen med lysbildet. I tillegg tester jeg gjerne et par lysbilder før og etter lysbildet jeg arbeider med der og da, for å se at den røde tråden henger sammen.

Jeg tester også hele presentasjonen ofte, spesielt når tankerekkene drar avgårde og distanserer seg fra det opprinnelige temaet. Da er det greit å starte fra begynnelsen og teste hele presentasjonen.

Få også noen til å høre på deg og gi deg konstruktiv kritikk. Selv har jeg en samboer som med sin utrettelige støtte hjelper meg med å lytte til de presentasjonene jeg skal holde. Er du ikke i en slik situasjon kan du enten filme deg selv når du øver, eller benytte presentasjonsprogrammets opptaksfunksjon, dersom det har en slik. Det er grusomt i begynnelsen, men går raskt over.

Alle elsker en god historie

Vi mennesker elsker historier og eksempler vi selv kan relatere oss til. Det gjør det enklere for publikum å sette seg inn i en konkret problemstilling og lettere å forstå budskapet ditt. Trekk gjerne frem eksempler fra bedrifter eller organisasjoner som publikum kan relatere seg til.

Som en særdeles god bonus er det langt enklere for deg som foredragsholder å fortelle en historie du selv kjenner. Da føler du deg bekvem og lite påtatt når du presenterer.

Finn gjerne illustrasjoner som passer til historien, men ikke overdriv. Illustrasjonene bør også passe visuelt inn i presentasjonen.

Dropp tallene!

Du har garantert sett det før, presentasjoner proppfulle av tall og tørre fakta. Hvor mange lytter egentlig til administrerende direktør når han presenterer fjorårets EBITDA med kjedelige regneark og enda kjedeligere grafer?

Hvis du må presentere tall og annen kjedelig informasjon, sørg for å klippe vekk absolutt alt annet enn selve tallene. Presenter også et eneste tall per lysbilde, da er det lettere å få publikum til å fokusere på det du forteller.

Du kan droppe lysbildene

Det er faktisk lov å droppe lysbildene. Det vil si at dersom du er dyktig nok kan du gjennomføre en presentasjon fullstendig uten lysbilder. Oracle praktiserer for eksempel No Slide Zone på enkelte av sine konferanser. Dette krever særdeles mye av deg som presenterer, ettersom du må huske presentasjonen utenat eller med små huskelapper. Lykkes du kan du imidlertid se frem til å høste stor anerkjennelse av denne særdeles vanskelige presentasjonsformen.

For de spesialiserte

Verden er ikke skrudd sammen slik at alle du ønsker å nå ut til deltar på foredragene du snakker på. Tvert i mot, de fleste menneskene treffer du på tomannshånd. Her er det også langt mer sannsynlig at du vil få spørsmål du ikke ville fått i en sal full av publikum.

Derfor kan det være en idé å lage mikropresentasjoner som du kan benytte på mobiltelefonen din. Selv har jeg et par grunnleggende presentasjoner tilgjengelig for visning på mobiltelefonen. Ikke er de lange, ikke er de kompliserte, men de gjør en desto viktigere jobb.

Distribusjon

Når du holder et foredrag ligger det en forventning om at presentasjonen blir tilgjengeliggjort etter foredraget. Det kan for eksempel være via e-post eller publisering på nett som PDF eller tjenester som SlideShare. Dersom du holder deg til maksimalt seks ord per lysbilde og i tillegg bruker bilder og illustrasjoner, gir disse ingen utdypende mening alene.

Det er derfor viktig at du gjør deg flid med notatene som skal følge med presentasjonen. Skriv en kort tekst til hvert lysbilde, som du publiserer sammen med presentasjonen. Jeg gjør dette for alle presentasjoner jeg holder. Et eksempel kan være presentasjonen Hva er en blogg?

I tillegg har jeg eksperimentert med å lage screencasts, det vil si videoer hvor jeg leser inn notatene sammen med presentasjonen. Et eksempel er screencasten om Fri programvare og lisenser.

Martin skriver regelmessig om hvordan teknologi, samfunn og politikk påvirker hverandre. Legg igjen din e-postadresse og få nye artikler via e-post:

Flere artikler

Enda flere artikler? Besøk arkivet.

Om Martin

Martin Koksrud Bekkelund

Dette er Martin Koksrud Bekkelund sitt private nettsted, hvor han skriver om samspillet mellom teknologi, samfunn og politikk. Martin arbeider til daglig som direktør for produkt- og forretningsutvikling i et av Norges største selskaper. Les mer...

 

Facebook Twitter Instagram LinkedIn GitHub SlideShare Martin Koksrud Bekkelunds RSS-kanal

© 1995-2016 Martin Koksrud Bekkelund
OpphavsrettRSS og abonnementKontakt