Slik kommer du i gang med HTML, PDF og ODF

4. March 2008

Før jul fattet regjeringen et vedtak om å bruke HTML, PDF og ODF som obligatoriske dokumentstandarder i det offentlige. Det vil si at når du i fremtiden mottar dokumenter fra offentlige instanser, skal de være på et av de omtalte formatene. Jeg gir deg her en rask innføring i hva dette betyr for deg og hvordan du kommer i gang uten å bruke en krone.

HTML

HTML er et format som hovedsaklig benyttes til distribusjon av informasjon som ikke trenger å redigeres, og er et format de aller fleste benytter, men som de aller færreste er kjent med. HTML er formatet man publiserer websider i. Dersom du publiserer en side på nettet er det en HTML-side, evt. en XHTML-side for de innvidde. Denne siden du leser akkurat nå er en XHTML-side.

For deg som bruker betyr dette ingenting. Offentlige instanser vil publisere informasjon på sine nettsider, og du benytter din favoritt-nettleser til å lese dem, slik du alltid har gjort. Personlig foretrekker jeg Firefox eller Opera.

Ønsker du å lære mer om HTML har Wikipedia en god artikkel.

PDF

Akkurat som HTML er PDF et format som benyttes til distribusjon av informasjon som ikke trenger å redigeres. PDF benyttes der man skal beholde den layout forfatteren ønsket da hun skrev dokumentet, noe man ikke oppnår i tilfredsstillende grad med HTML.

I både Mac OS X og de fleste Linux-distribusjoner følger det med en innebygget PDF-leser. I Mac OS X heter denne applikasjonen «Preview», mens du som Linux-bruker kan benytte Xpdf. Du som benytter Windows kan benytte deg av Adobes Acrobat Reader.

Ønsker du å produsere PDF-dokumenter kan du enkelt gjøre dette med OpenOffice eller NeoOffice. Begge disse programpakkene omtales under neste avsnitt.

Ønsker du å lære mer om PDF har Wikipedia en god artikkel.

ODF

ODF er et paraplybegrep som dekker over en rekke forskjellige dokumenttyper. ODF står for OpenDocument format og benyttes til distribusjon av dokumenter som du som bruker selv trenger å redigere, for eksempel for å fylle ut og sende i retur til det offentlige. Når du mottar ODF-dokumenter vil du se at de er i en av følgende typer. Jeg har laget et eksempel for hver dokumenttype som du kan laste ned og åpne.

Tekstdokumenter: ODT, for eksempel tekstdokument.odt
Regneark: ODS, for eksempel regneark.ods
Presentasjoner: ODP, for eksempel presentasjon.odp
Grafikk og tegninger: ODG, for eksempel tegning.odg
Databaser: ODB, for eksempel database.odb

Ønsker du å lære mer om ODF har Wikipedia en god artikkel. Du kan også lese den engelske versjonen.

Hva trenger jeg for å åpne disse dokumenttypene?

Microsoft Office kan dessverre ikke åpne disse dokumenttypene. Derfor trenger du en annen kontorpakke. Heldigvis trenger du ikke å lete lenge, eller å betale penger for en annen kontorpakke. Du som bruker Linux eller Windows kan gratis laste ned kontorpakken OpenOffice, mens Mac OS X-brukere gratis kan laste ned NeoOffice, som er Mac-versjonen av OpenOffice. Både OpenOffice og NeoOffice kommer på norsk, både som bokmål og på nynorsk.

Merk at dersom du ønsker å benytte en annen kontorpakke enn OpenOffice eller NeoOffice, kan du gjerne gjøre det. Du er ikke avhengig av en av disse to applikasjonene for å håndtere ODF-filer. Jeg anbefaler de fordi jeg selv har utelukkende god erfaring med begge. Som nevnt støtter ikke Microsoft Office ODF, så du kan ikke benytte denne kontorpakken.

Er det dyrt å bytte kontorpakke?

Nei. Både OpenOffice og NeoOffice er gratis. Det krever heller ingen registrering. Begge pakkene er såkalt fri programvare. Dette betyr at du blant annet kan gi programmet videre til andre, dersom du synes det er et bra program.

Ønsker du å vite mer om hvilke fordeler fri programvare gir deg, kan jeg anbefale NUUGs lettleste folder om emnet.

Er det vanskelig å bytte kontorpakke?

Nei. Dersom du har benyttet Microsoft Office tidligere, vil både OpenOffice og NeoOffice være såpass like Microsoft Office at du ikke trenger noen form for opplæring. Det eneste du trenger å gjøre er å laste ned og installere en av disse kontorpakkene.

Dersom du er kjent med Microsoft Office fra før, lister jeg her hva ekvivalenten heter i OpenOffice og NeoOffice.

Microsoft Office	OpenOffice / NeoOffice
Word	Writer
Excel	Calc
PowerPoint	Impress
Access	Base
Visio	Draw

OpenOffice og NeoOffice har i tillegg en applikasjon som heter «Math», beregnet på matematiske funksjoner.

Kan jeg ta en titt først?

Dersom du ønsker å kikke først, har jeg lagt ut noen skjermbilder du kan kikke på for å få et bedre inntrykk av hvordan både OpenOffice og NeoOffice ser ut. Trykk på hvert skjermbilde for å se det i full størrelse.

OpenOffice for Windows

NeoOffice for Mac OS X

Tar du din egen medisin, Martin?

Selvfølgelig. På jobben har vi standardisert på bruk av HTML, PDF og ODF. Vi som benytter Mac bruker NeoOffice, mens resten benytter OpenOffice, enten de befinner seg på Linux eller Windows. For oss som har brukere på flere forskjellige plattformer er det viktig at vi kan sende dokumenter til hverandre, uten å være avhengig av en bestemt kontorpakke.

Her hjemme benytter er både jeg og min samboer Mac-brukere, og benytter således NeoOffice. Tidligere var min samboer Ubuntu Linux-bruker, og benyttet da OpenOffice. Da hun byttet fra Linux til Mac kunne hun enkelt ta med seg dokumentene hun hadde på den gamle Linux-maskinen over på den nye Mac-en.

Mine foreldre er pensjonister. De siste tre årene har de benyttet OpenOffice som sin eneste tekstbehandler. Da de gikk i gang med OpenOffice var det ikke nødvendig å lære dem hvordan det fungerte. Med en norsk versjon av OpenOffice og et grensesnitt som ligner på Microsoft Office, var det helt uproblematisk for mine foreldre å bytte kontorpakke.

Sist sommer kom naboen innom for å be om litt hjelp. Han hadde kjøpt ny PC med en prøveversjon av Microsoft Office forhåndsinstallert. Da han kom til meg var prøvetiden gått ut, og han var litt i villrede for hva han skulle gjøre, ettersom han ikke ønsket å bruke en liten formue på å kjøpe Microsoft Office. Jeg tipset ham om OpenOffice, og et par uker senere kom han innom for å takke for hjelpen. Ikke bare var OpenOffice enkelt å bruke, det var også vesentlig raskere enn Microsoft Office, hevdet han. I tillegg hadde han også installert OpenOffice på ungenes PC-er. I stedet for å dele en dyr Microsoft Office-lisens til flerfoldige kroner, eller enda verre, å kjøpe en til hver, kunne han nå installere OpenOffice på alle PC-ene uten ekstra kostnader. På denne måten frigjorde han samtidig sin egen PC, da ungene kunne gjøre lekser på sine egne maskiner.

Hva gjør jeg hvis jeg trenger hjelp?

Selv om både OpenOffice og NeoOffice er gratis, betyr det ikke at du må klare deg på egenhånd hvis du trenger hjelp. Hvor mange ganger har du forresten kontaktet brukerstøtte for å få hjelp til Microsoft Office?

OpenOffice har et godt besøkt diskusjonsforum på norsk hvor du kan få hjelp. I tillegg kan du gratis laste ned brukerveiledninger som du kan lese i ro og mak. Som om ikke det er nok finnes det to gratis bøker på norsk som du kan laste ned, en for tekstbehandling og en for presentasjoner.

På samme måte som OpenOffice, har også NeoOffice et svært godt besøkt brukerforum. Du finner også brukermanualer på nettet, i tillegg til norske beskrivelser.

Dette er mine tips for å hjelpe deg i gang. Dersom du allerede er i gang med OpenOffice eller NeoOffice, kanskje du har noen tips å dele med oss andre? Eller kanskje du har gode erfaringer med andre applikasjoner? Legg i så fall igjen en kommentar!

Abonner på kommentarer til denne artikkelen, alle kommentarer eller nye artikler.
Legg igjen trackback fra din egen side.

Utrolig bra gjennomgang, Martin, det må jeg få lov til å si. Kanskje flere ser at alternativene til giganten M$ ikke er så skummelt som det ser ut til. Bruker kun OpenOffice her hjemme, og selv om jeg kanskje ikke er den mest avanserte brukeren, har jeg aldri kommet over et problem verdt og nevne.

Forresten, et tips til et Acrobat Reader-alternativ; siden jeg begynte som lærling har vi benyttet oss av Foxit som PDF-leser. Den er mye kjappere enn Adobe’s klient, og leser alt vi så langt har kommet over uten problemer.

Kommentar av Audun Sæther — 4. March 2008 0:39

Hi Martin-

OpenOffice.org and NeoOffice are nice to have. I personally wish they were not so “1997″ in their stage of development.

The Format War, too, is nice to have except that it isn’t addressing the problems of enterprise interoperability. Individuals and very small businesses can get by, but the kinds of workloads the larger enterprise workgroups place on documents and spreadsheets in regular day-to-day work is not appreciated at all within our Community.

Even when the Danish announced that one of the problems of ODF-only policy is that ‘…converting documents to ODF is too costly…” they clearly miss the point. The problem is not document conversion — or bulk-conversion per se — because that is not what is done in workgroups. The problem is the difficulty of migration and the way business processes break when a different office suite is introduced to a large workgroup.

Kommentar av Sam Hiser — 4. March 2008 2:39

Flott artikkel, ja. Bare et par presiseringer:

Når du snakker om «Linux», blir du i beste fall litt for generell. Eventuelle sluttbrukere som kan ha bruk for denne gjennomgangen, kan heller få beskjed om at dersom de velger en distribusjon som Ubuntu, Fedora eller SUSE, er både PDF-leser og OpenOffice.org allerede preinstallert. (Mens dersom du installerer DSL, kan du trenge litt kunnskap for å installere OpenOffice.org ).

Det andre er at man ikke nødvendigvis trenger noen annen kontorpakke enn Microsoft Office for å lese og lagre ODF-filer – i alle fall ikke hvis man for det meste jobber med tekstbehandlingsdokument. SUN har laget en plugin som lar Microsoft Office åpne og lagre slike filer. Den finnes her:

http://www.sun.com/software/star/odf_plugin/index.jsp

(Microsoft og Abelias påstander om hva en overgang til ODF vil koste samfunnet, er dermed fullstendig grunnløse, på alle nivåer.)

Kommentar av Lasse G. Dahl — 4. March 2008 8:39

Det er eit viktig poeng at ein ikkje skal vere nøydd til å bytte programvare for å bruke eit standard dokumentformat. Difor bør det kanskje nemnast at det finnast håp for dei som har “seld sjela si” til Microsoft.

Både Microsoft og Sun har gitt ut programtillegg som gjer det mogleg å importere og eksportere dokument i ODF. Sjølv om resultatet kanskje er langt frå perfekt, så er moglegheitene tilstades. Desse kan lastast ned fritt og skal kunne brukast i fleire versjonar av Microsoft Office.

I tillegg har Microsoft gitt ut eit gratis programtillegg for eksportere dokument til PDF frå Office 2007.

Kommentar av Jesro Christoffer Cena — 4. March 2008 8:42

Hehehe, Lasse slo meg på målstreken der gitt.

Kommentar av Jesro Christoffer Cena — 4. March 2008 8:44

Tusen takk for tips om Foxit, Audun. Jeg vet at det eksisterer alternativer til Adobe Acrobat Reader, så det er flott at de trekkes frem her.

I min omtale av Linux var det et bevisst valg å omtale de forskjellige distribusjonene som Linux, uten å navngi de spesielt, Lasse. Jeg vil tro at de som bruker eller vurderer å bruke Linux er såpass godt orienterte at de ikke behøver noe mer spesifikt i en omtale som dette.

Ellers må dere ikke ødelegge poenget i å bytte ut Microsoft Office, som er proprietær programvare, med OpenOffice, som er fri programvare, dersom man har anledning til det, da. Det er et svært viktig poeng som ofte blir undervurdert.

Kommentar av Martin — 4. March 2008 16:48

Jeg er selvfølgelig enig med deg i at det for mange er en god idé å bytte ut Microsoft Office med for eksempel OpenOffice.org. Jeg skjønner ikke hvorfor folk velger noe annet enn frie, gratis og åpne programmer – og operativsystemer. Men med gjennomførte åpne dokumentstandarder, skaper det i det minste ingen problemer for meg.

Jeg kjenner også til mange tilfeller hvor det å kaste ut Microsoft Office av mange grunner ikke er så enkelt rent praktisk, og jeg vet om en god del små og mellomstore bedrifter som vil måtte betale dyrt for å få alle sine spesialutviklede Office 2000-makroer og skjemaer til noe annet (enten det er til OpenOffice.org, AbiWord eller Microsoft Office 2007).

Og mitt viktigste poeng med frie dokumentstandarder er nettopp det, at det bør de ikke tvinges til å velge bort ellers fungerende programvare, den bør kunne implementere de åpne dokumentstandardene. Og derfor vil ikke regjeringas vedtak om å satse på ODF koste verken sluttbrukerne eller staten noe som helst – hvis vi ser bort fra installasjonen av et konverteringsprogram – som Microsoft til og med kunne ha distribuert til Office gjennom Microsoft Update, dersom de hadde villet.

Så, ja til åpne standarder, det gir valgfrihet. Til og med til å gjøre dårlige valg!

Kommentar av Lasse G. Dahl — 4. March 2008 23:02

PDF-lesere i linux finnes det mange av ja, kpdf er f.eks default installert i kubuntu. Det jeg derimot lurer på om noen kan hjelpe meg med et program for linux-verdenen som gjør det samme som adobe acrobat (dvs syr sammen PDFer etc)? Har en følelse av at mange som er innom her sitter på mye kompetanse.

Når det gjelder MS Office vs. Open Office kan jeg ikke si jeg har merket store forskjellen etter at jeg gikk over til linux for nesten et år siden. Jeg synes det er vanskeligere å forstå meg på den nyeste MS Office versjonen (2007?) når jeg må innom en Windows-maskin enn det var å gå fra Office XP til Open Office..

Og så litt på siden: hvem trenger office eller open office når man kan LaTeX ? :p

Kommentar av Atle — 5. March 2008 10:27

Folk kan gjerne begynne å klage sin nød til offentlige instanser som sender ut i andre formater allerede nå, selv om det strengt tatt ikke trer i kraft før 1. januar 2009. Det er mulig det er en myte at offentlig ansatte er litt trege, men her er jeg litt i tvil om fristen holder. Dessuten er det ikke alle i det offentlige som har snøring på formater. Publikum har i alle fall ingen grunn til å vente.

pdftk, pdfedit og pdfjam er verktøy som kan brukes til å editere PDF-filer. Jeg tror jeg testet en eller to av dem, og de var virkelig elendige, men det er en stund siden. Finnes det forøvrig gratis programvare for PDF som funker bra i noe OS? Uansett nok en grunn til å styre unna PDF.

Forøvrig vil jeg påstå at overgangen fra MS Office 2000/2003 til MS Office 2007 er større enn fra MS Office 2000/2003 til OpenOffice. I alle fall for privatpersoner.

Kommentar av Audun — 5. March 2008 21:17

Jeg har for lengst klaget til min kommune, men jeg er neppe representativ for gjennomsnittsinnbyggeren. Nå publiserer de i hvert fall PDF i stedet for de gamle binærformatene fra Microsoft Office. Om ikke min klaging har vært utslagsgivende, har jeg i hvert fall sagt mitt.

Som bruker av Mac OS X fungerer NeoOffice glimrende for å produsere PDF-filer, mens tidligere omtalte Preview er ypperlig for å lese de. Preview er en lettvekter som laster dokumenter på under sekundet, i motsetning til hvordan jeg husker Adobe Acrobat Reader for Windows.

Ellers vet jeg at Microsoft Office 2007 har fått mye negativ omtale på grunn av det nye grensesnittet. Det krever visst sitt å gå over fra en eldre versjon. Selv Microsoft-vennlige PC World har kritisert Microsoft Office 2007 for dette.

Kommentar av Martin — 5. March 2008 23:26

Martin Bekkelund

Abonner

Martin på nettet

Siste fem kommentarer

Med Martins øyne

Leseliste